Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

İşlediğimiz kişisel verilere dair aydınlatma metnimiz aşağıda sunulmaktadır.


Bu açıklama, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun) gereğince, veri sorumlusu sıfatıyla A ENERGY ENERJİ YATIRIMLARI SANAYİ VE TİCARET A.Ş. “Şirket” tarafından sizi bilgilendirmek amacıyla yapılmaktadır. İşbu Aydınlatma Metni kapsamında yer alan hususlara ilişkin detaylı bilgilere www.a-energy.com.tr adresinde bulunan “Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”ndan erişebilirsiniz.

Kanun kapsamında;

Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı;

Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi;

Özel nitelikli kişisel veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep, diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf veya sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri, biyometrik ve genetik verileri;

Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen işlemleri ifade etmektedir.

 

1. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ

Şirketimiz tarafından işlenen kişisel veriler, aşağıdaki şekilde kategorize edilmiştir:

  • Kimlik Bilgileri (Nüfus cüzdanı, ehliyet, pasaport üzerinde yer alan bilgiler gibi)
  • İletişim Bilgileri (Adres, e-posta adresi, telefon numarası, KEP adresi vb.)
  • Konum Bilgileri
  • Çalışan Özlük Bilgileri (bordro bilgileri, disiplin soruşturması, işe giriş-çıkış belgesi kayıtları, mal bildirimi bilgileri, özgeçmiş bilgileri, performans değerlendirme bilgileri, izin bilgileri vb.)
  • Hukuki İşlem Bilgileri (Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler vb.)
  • Müşteri İşlem Bilgileri (Ürün ve hizmet sunumuna yönelik kayıtlar, talepler, talimatlar vb.)
  • Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgileri (çalışan ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıt bilgileri, kamera kayıtları vb.)
  • İşlem Güvenliği (IP adresi, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri vb.)
  • Risk Yönetimi (yetki belgesi, imza örneği, ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler)
  • Finansal Bilgiler (bilanço, finansal performans, banka hesap bilgileri vb.)
  • Mesleki Deneyim Bilgileri (diploma bilgileri, gidilen kurslar, meslek içi eğitimler, sertifikalar vb.)
  • Pazarlama Bilgileri (alışveriş geçmişi bilgileri, anket, çerez kayıtları, kampanya çalışmasıyla elde edilen bilgiler)
  • Görsel/İşitsel Bilgiler
  • Özel Nitelikli Kişisel Veri (Sabıka kaydı; sağlık bilgileri; dini aidiyet; ceza mahkûmiyeti bilgileri; ırk Verisi)
  • Diğer Bilgiler (Şirkete ait araçların kullanımına ilişkin bilgiler, araç takip sistemi verileri; trafik cezaları, kaza tutanakları, iş kazası bildirimleri, araç zimmet belgeleri, vb.)

 

2. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLAMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEPLERİ

Kişisel verileriniz, otomatik ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle, grup şirketlerimiz, iş ortaklarımız, işlenme amacının gerektirdiği ve faaliyetlerimiz gereği anlaşmalı olduğumuz ve hizmet sunduğumuz 3.kişilere/kuruluşlar tarafından veya tarafınızdan iletilen bilgi ve belgeler ve benzeri kanallarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir.

Kişisel verileriniz, Kanun’un 5(1) maddesi doğrultusunda açık rızanıza istinaden; 5(2) maddesinde belirtilen ve aşağıda yer verilen durumların varlığı halinde açık rızanız aranmaksızın işlenebilmektedir.

  1. Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
  2. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
  3. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
  4. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
  5. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
  6. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
  7. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verileriniz Kanun’un 6(2) maddesi doğrultusunda açık rızanıza istinaden veya 6(3) maddesine uygun olarak Kanunlarda öngörülen hallerde işlenebilmektedir.

Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel verileriniz Kanun’un 6(2) maddesi doğrultusunda açık rızanıza istinaden işlenebilmektedir. Açık rızanız bulunmaması halinde, sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel verileriniz ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenebilir.

 

3. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMACI

Kanun’un 4. 5. ve 6. Maddeleri uyarınca kişisel verileriniz;

  1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma
  2. Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
  3. Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
  4. İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
  5. İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme

ilkelerine uygun olarak aşağıda sayılan amaçlar dahilinde işlenecektir:

  • Şirketimizin idaresi ile faaliyetlerin mevzuata, şirket politika ve prosedürlerine uygun olarak yerine getirilmesi;
  • Sözleşme, ürün ve hizmet koşullarının ifası ile üstlenilen yükümlülüklerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi;
  • Hukuki yükümlülüklere uyum sağlanması;
  • Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin satışa sunulması;
  • Tedarikçi, iş ortakları, dış hizmet sağlayıcıları ve müşteriler arasında iletişimin sağlanması;
  • İnsan kaynakları politikalarının ve süreçlerinin yürütülmesi;
  • Bilgi güvenliği ve iş sürekliliği süreçlerinin planlanması ve uygulanması;
  • Şirket’in, personelin, müşterilerin ve Şirket ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin fiziki, hukuki ve ticari güvenliğinin temini;
  • Pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi;
  • İletişim ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi;
  • Çalışan ve müşteri memnuniyeti yönetimi;
  • Finans, muhasebe ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi;
  • Organizasyon ve etkinlik yönetimi;
  • Denetim ve risk yönetimi faaliyetlerinin icrası ile kalite kontrol sürecinin yürütülmesi;
  • Şirket içi/dışı eğitim faaliyetlerinin planlanması ve icrası;
  • Şirket faaliyetlerinin şirket prosedürü ve/veya ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için gerekli operasyonel faaliyetlerinin planlanması ve icrası;
  • Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi ile şirket yerleşkesi ve tesislerinin güvenliğinin sağlanması;
  • Hukuki süreçlerin takibi;
  • Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi.

Şirketimiz, kişisel bilgilerinizi, bu amaçlar, kapsam ve faaliyetleri dışında hiçbir amaçla kullanmamakta ve satmamaktadır. Kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve verilerinize hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde muhafaza edilmesi amacıyla her türlü gerekli teknik ve idari tedbir tarafımızdan alınmaktadır.

Kişisel verilerinizin Şirket’imiz tarafından işlenme amaçları konusunda detaylı bilgilere www.a-energy.com.tr adresinde bulunan “Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”nda yer verilmiştir.

 

4. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARIMI

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen süreç̧ ve amaçların gerçekleştirilebilmesi amacıyla açık rızanıza istinaden veya Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’ nun 5 (2) maddesinde ve bu metnin 2. maddesinde yer verilen durumların varlığı halinde açık rızanız alınmaksızın aşağıda yer alan amaçlarla; iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, hissedarlarımıza, şirket yetkililerine, Grup Şirketlerine/ hissedarlarına/ yetkililerine, işlenme amacının gerektirdiği ve faaliyetlerimiz gereği anlaşmalı olduğumuz ve hizmet sunduğumuz 3.kişilere/kuruluşlara, kanunen yetkili kamu kurumlarına ve özel hukuk tüzel kişilerine aktarılabilmektedir:

  • Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde bilgi-belge talebinin karşılanması;
  • Şirketler hukuku, ticari faaliyetler, etkinlik yönetimi ve kurumsal iletişim süreçlerinin yürütülmesi;
  • Şirket’in ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması, uygulanması ve yönetimi; izleme, risk yönetimi ve denetim faaliyetlerinin yürütülmesi;
  • Grup şirketlerinin de katılımını gerektiren süreçlerin, ticari faaliyetlerin ve müşteri şikayet/dava süreçlerinin yürütülmesi;
  • Dış kaynaklı olarak temin edilen mal ve hizmetlere ilişkin süreçlerin yönetilmesi, destek, denetim ve danışmanlık hizmeti alınması;
  • İş ortaklığının kurulma amaçlarının ve müşteri hizmetlerinin yerine getirilmesi.

Kişisel verilerinizin Şirket’imiz tarafından aktarılmasına ilişkin detaylı bilgilere www.a-energy.com.tr adresinde bulunan “Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”nda yer verilmiştir.

 

5. KANUN KAPSAMINDAKİ HAKLARINIZ

Kanun’un 11. Maddesi kapsamında dilediğiniz zaman Şirketimize başvurarak kişisel verilerinizin;

  • İşlenip işlenmediğini, işlenme amacını ve amacına uygun kullanıp kullanılmadığı öğrenebilir ve işlenmiş ise bu konuda bilgi talep edebilir;
  • Kanun’a uygun olarak yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenebilir;
  • Eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteyebilir;
  • Kanun’da öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini ya da yok edilmesini talep edebilir;
  • Düzeltilmesi, silinmesi ya da yok edilmesi taleplerinizin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteyebilir;
  • Münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz edebilir;
  • Kanun’a aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde, zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.

Kanun’un uygulanması ile ilgili haklarınızı kullanmak için Şirketimize web sitemizde bulunan “Veri Sahibi Başvuru Formu”nu doldurarak başvurabilir ve söz konusu başvuruyu aşağıda belirtilen yöntemlerle gönderebilirsiniz. Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yeni başvuru yöntemleri belirlenmesi halinde, bu yöntemler tarafımızdan duyurulacaktır.

  • Veri Sahibi Başvuru Formu doldurulduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya noter aracılığı ile “Çağlayan Mah. 2005 Sok. No:11 Muratpaşa Antalya” adresine iletilmesi.
  • Veri Sahibi Başvuru Formu doldurulup 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” ile imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun [email protected]kep adresimize kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi.

Bu kapsamda yapacağınız başvurular mümkün olan en kısa zaman diliminde ve en çok 30 gün içerisinde sonuçlandırılacaktır. Söz konusu başvurular şu an için ücretsizdir. Ancak Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun ücret tarifesi belirlemesi durumunda, bu tarifeye uygun olarak ücretlendirme yapılabilecektir.

Başvuruların içeriğinde aşağıdaki bilgilerin bulunması mevzuat gereği zorunlu olup herhangi bir eksiklik halinde başvurunuz işleme alınamayacaktır. Buna göre başvurularda talebe ilişkin bilgi ve belgelerle birlikte;

  1. Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
  2. Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
  3. Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
  4. Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
  5. Talep konusu

bulunması zorunludur.

 

6. KİŞİSEL VERİ SAKLAMA SÜRESİ

Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlar doğrultusunda işlenmesi gereken süre kadar saklanır işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde veya mevzuat uyarınca verilerinizin işlenmesi için zorunlu kılınan süreler dolduğunda, Şirketimiz tarafından resen en geç altı aylık periyotlarda veya talebiniz üzerine en geç otuz gün içinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kişisel verilerinizin silinmesi, söz konusu verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere Şirketimiz organizasyonu içerisinde veya Şirketimizden aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Kişisel verilerinizin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Kişisel verilerinizin anonim hale getirilmiş olması için; bu verilerin, geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesidir.

Kişisel verilerinizin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar gerektiğinde ilgili Bakanlığa sunulmak üzere işlem tarihinden itibaren 3 yıl saklanır.

 

7. KİŞİSEL VERİLERİN GÜNCEL VE DOĞRU TUTULMASI

Şirketimiz Kanun kapsamında uyarınca kişisel verilerinizi doğru ve güncel olarak tutmakla yükümlüdür. Verilerinizin doğru olmaması veya herhangi bir surette değişikliğe uğraması halinde bizimle iletişime geçerek verilerinizi güncellemenizi rica ederiz.

Bilgilerinize saygılarımızla sunarız.

1. AMAÇ

Bu politikanın amacı, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun)’na uyum kapsamında, A ENERGY ENERJİ YATIRIMLARI SANAYİ VE TİCARET TİCARET ANONİM ŞİRKETİ (Şirket) tarafından işlenen kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyle saklanması ve imha edilmesine ilişkin usul ve esasların, kurum içi kontrol ve önlemlerin, işleyiş kurallarının ve sorumlulukların belirlenmesidir.

Şirket, Stratejik Planda belirlenen misyon, vizyon ve temel ilkeler doğrultusunda; şirket çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir. Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, şirket tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.

 

2. KAPSAM

Bu politika hükümleri, Şirket tarafından kişisel verileri tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen müşteriler, ziyaretçiler, çalışanlar, çalışan adayları, hissedarlar, Şirket’in ticari ilişki içinde olduğu kuruluşların (grup şirketleri, iş ortakları, tedarikçiler, danışmanlar, vb.) gerçek kişi yetkilileri, hissedarları, çalışanları, veri sahiplerinin aile üyeleri hakkında uygulanır. İşbu politika Şirket “Kişisel Veri Envanteri” ne uygun olarak hazırlanmıştır.

 

3. SORUMLULUK

İşbu Politika Şirket Yönetim Kurulu tarafından onaylanıp yürürlüğe girmiştir. Politika çerçevesinde Şirket bünyesinde gerçekleştirilecek tüm faaliyetler ve alınacak önlemler ilgili prosedürlerle belirlenir. Söz konusu prosedürlerin hazırlanması, güncellenmesi ve uygulamaya konulmasından Şirket Üst Yönetimi sorumludur.

Tüm Şirket çalışanları, görevlerini işbu Politika’ya ve ilgili tüm politika, prosedür ve mevzuata uygun olarak yerine getirmekten sorumludur.

 

4. TANIMLAR

Bu politikada yer alan önemli tanımlar aşağıda belirtilmiştir.

Alıcı Grubu

Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi

Bulut Ortamları/Sistemleri

Office 365, Salesforce, Dropbox gibi verilerin internet üzerinde depolanabildiği ve erişilebildiği sistemler

Doğrudantanımlayıcılar

Tek başlarına, ilişki içinde oldukları kişiyi doğrudan açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcılar

Dolaylı tanımlayıcılar

Diğer tanımlayıcılar ile bir araya gelerek ilişki içinde oldukları kişiyi açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcılar

İlgili Kişi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi

İlgili Kullanıcı

Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler

İmha

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi

Kanun

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Karartma

Kişisel verilerin bütününün, kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde üstlerinin çizilmesi, boyanması ve buzlanması gibi işlemler

Kayıt Ortamı

Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi

Kişisel Veri İşleme Envanteri

Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter

Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem

Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi

Kurul

Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Kurum

Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Manyetik Bant

Verileri esnek bant üzerindeki mikro mıknatıs parçaları yardımı ile saklayan ortamlar

Manyetik Disk

Verileri esnek (plaka) ya da sabit ortamlar üzerindeki mikro mıknatıs parçaları yardımı ile saklayan ortamlar

Maskeleme

Kişisel verilerin belli alanlarının, kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde silinmesi, üstlerinin çizilmesi, boyanması ve yıldızlanması gibi işlemler

Periyodik İmha

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi

Veri işleyen

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi

Veri Kayıt Sistemi

Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi

 

5. KAYIT ORTAMLARI

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Şirket tarafından işbu Politika kapsamında düzenlenen aşağıdaki kayıt ortamlarında başta Kanun hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak ve veri güvenliği prensipleri çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

  1. Bulut ortamı
  2. Kâğıt ortamı
  3. Merkezi sunucular
  4. Veri tabanları
  5. Hard Diskler

 

6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASINI GEREKTİREN HUKUKİ, TEKNİK YA DA DİĞER SEBEPLER

Şirket tarafından toplanan kişisel veriler, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen işleme şartlarına uygun olarak Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nda belirtilen amaçlar dahilinde işlenmekte ve aşağıdaki amaçlarla saklanmaktadır:

  • Şirketin idaresi, faaliyetlerin hukuka, Şirket stratejilerine, politika ve prosedürlerine uygun olarak yerine getirilmesi, denetlenmesi,
  • İnsan kaynakları politikalarının yürütülmesi; insan kaynakları süreçlerinin planlanması ve icrası,
  • Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması ve uygulanması,
  • Şirket’in, personelin ve Şirket ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin fiziki, hukuki ve ticari güvenliğinin temini,
  • Kurumsal iletişim ve pazarlama faaliyetlerinin planlanması ve uygulanması,
  • Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yürürlükteki mevzuattan doğan hakların kullanılabilmesi,
  • İmzalanan sözleşmeler ve protokoller çerçevesinde iş ve işlemlerin ifa edilmesi,
  • Grup şirketleri, iş ortakları ve tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi,
  • İş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle iletişim sağlanması,
  • İşlemlere dayanak olacak tüm kayıt ve belgelerin düzenlenmesi,
  • Yasal raporlamalar yapılması,
  • Hukuken yetkili kurum ve kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi,
  • İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi.

Şirket’in faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler;

  • 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
  • 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,
  • 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
  • 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun
  • 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
  • 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
  • 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
  • 4857 sayılı İş Kanunu,
  • İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
  • İlgili diğer kanunlar ve ikincil düzenlemeler

çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanır.

Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine Şirket tarafından silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Buna göre;

  • Kişisel verileri işlemeye esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya kaldırılması,
  • Taraflar arasındaki sözleşmenin hiç kurulmamış olması, sözleşmenin geçerli olmaması, sözleşmenin kendiliğinden sona ermesi, sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönülmesi,
  • Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması,
  • Kişisel verileri işlemenin hukuka veya dürüstlük kuralına aykırı olduğunun tespit edilmesi,
  • Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
  • İlgili kişinin, Kanun’un 11. maddesinin 1. fıkrasının (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verileri işleme faaliyetine ilişkin yaptığı başvurunun Şirket tarafından kabul edilmesi,
  • Şirket’in, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi veya yok edilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikayette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
  • Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
  • Kanunun 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması

gibi hallerde kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ya da anonim hâle getirilmesi sağlanır.

 

7. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ BİR ŞEKİLDE SAKLANMASI İLE HUKUKA AYKIRI OLARAK İŞLENMESİ VE ERİŞİLMESİNİN ÖNLENMESİ İÇİN ALINMIŞ TEDBİRLER

Şirket tarafından kişisel verilerin, hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek ve muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik teknik ve idari tedbirler alınır; Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimlerin yapılması sağlanır. 

 

7.1 İDARİ TEDBİRLER

  1. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin ortaya çıkabilecek risklerin gerçekleşme olasılığının ve gerçekleşmesi durumunda yol açacağı kayıpların belirlenerek, risklerin azaltılması veya ortadan kaldırılmasına yönelik tedbirlerin alınması sağlanır.
  2. Kişisel verilerin işlenmesi, gizliliğinin ve güvenliğinin sağlanması ve imha edilmesine ilişkin tüm politika ve prosedürler ile ilgili süreçlerde görev alan personelin görev, yetki ve sorumlulukları yazılı hale getirilir ve tüm personelin erişimine sunulur.
  3. Personele kişisel verilerin işlenmesi, korunması ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimlerin verilmesi sağlanır.
  4. Politika ve prosedürlerin güncel tutulması ve yapılan değişikliklerle ilgili çalışanlara gerekli eğitimlerin verilmesi ve bilgilendirmeler yapılması sağlanır.
  5. İşe alım süreci kapsamında, çalışanlar ile Şirket arasında düzenlenen sözleşmelere kişisel verilerin korunması ve gizliliğinin sağlanmasına ilişkin hükümler eklenip çalışan tarafından imzalanması sağlanır.
  6. İşlenen kişisel verilere hala ihtiyaç olup olmadığı ve doğru yerde muhafaza edilip edilmediği tespit edilerek, arşiv amaçlı tutulan kişisel verilerin, daha güvenli ortamlarda muhafaza edilmesi, ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin ise işbu Politika doğrultusunda silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi sağlanır.
  7. Saklanan kişisel verilere Şirket içi erişim, görev tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırılır.
  8. Çalışanların Şirket tarafından belirlenip duyurulan politika ve prosedürlerine uymaması durumunda Disiplin Prosedürü doğrultusunda yaptırımlar uygulanır.
  9. Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin gizlilik sözleşmeleri imzalanır veya mevcut sözleşmelere veri güvenliğine ilişkin hükümler eklenir.
  10. Politika ve prosedürler kapsamında; düzenli olarak kontroller yapılır, gelişime açık alanlar için gerekli aksiyonlar planlanıp uygulamaya alınır.
  11. Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimlerin yapılması ve denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetleri için aksiyonlar planlanarak bulguların derhal giderilmesi sağlanır.
  12. İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durum en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirilir.

 

7.2 TEKNİK TEDBİRLER

  1. Kişisel veri içeren bilgi teknoloji sistemlerinin ve verilerin korunması amacıyla, SSL bağlantıları, anti virüs ve güvenlik duvarı yazılım ve donanımları kullanılır.
  2. Kullanılmayan yazılım ve servislerin cihazlardan silinmesi sağlanır.
  3. Yazılım ve donanımların düzgün bir şekilde çalışması ve alınan güvenlik önlemlerinin yeterli olup olmadığı düzenli olarak kontrol edilir; olası güvenlik açıklarının kapatılması için gerekli yama ve yazılım güncellemelerinin yapılması sağlanır. Şirket bilişim sistemlerine yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınır.
  4. Kişisel veri içeren sistemlere erişim, erişim politikaları, kullanıcı ve rol yönetimi prosedürleri çerçevesinde sağlanır. Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların, yetki kapsamları ve süreleri net olarak tanımlanır. Bilgi Teknolojileri çalışanlarının kişisel verilere erişim yetkileri kontrol altında tutulur.
  5. Verilere uzaktan erişim gerekiyorsa en az iki kademeli kimlik doğrulama sistemi kullanılır.
  6. Periyodik olarak yetki kontrolleri gerçekleştirilir.
  7. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri derhal kaldırılır. Bu kapsamda, Şirket tarafından kendisine tahsis edilen envanter iade alınır.
  8. Verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek veya gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesi sağlanır.
  9. Tüm kullanıcıların işlem hareketleri kaydının (log kayıtları) düzenli olarak tutulması sağlanır.
  10. Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alınarak sistem zafiyetlerinin kontrolü sağlanır.
  11. Kişisel verilerin saklandığı ortam ve cihazların fiziksel güvenlik önlemleri alınarak korunması sağlanır.
  12. Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için verilerin yedeklenmesi ve tüm yedeklerin fiziksel güvenliği sağlanır.
  13. Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır.
  14. Kişisel verilerin geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde yok edilmesi sağlanır.
  15. Silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirler alınır.
  16. Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veya kripto grafik yöntemler ile korunur. Kriptografik anahtarların güvenli ve farklı ortamlarda tutulması sağlanır.
  17. Bulut ortamında yer alan kişisel verilerin depolanması ve kullanımı sırasında, kriptografik yöntemlerle şifrelenmesi ve kişisel veriler için mümkün olan yerlerde, özellikle hizmet alınan her bir bulut çözümü için ayrı ayrı şifreleme anahtarları kullanılması sağlanır.
  18. Kişisel verilerin e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılarak aktarılması sağlanır.
  19. Taşınabilir Bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerektiğinde kriptografik yöntemlerle şifrelenir ve kriptografik anahtarın farklı ortamda tutulması sağlanır.
  20. Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştirilirken, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilir.
  21. Verilerin kağıt ortamı yoluyla aktarımında evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemlerin alınır.

 

8. KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN OLARAK İMHA EDİLMESİ İÇİN ALINAN TEDBİRLER

8.1 KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirler Şirket tarafından alınmaktadır.

Kişisel verilerin silinmesi işleminde izlenen süreç aşağıdaki gibidir:

  1. Silme işlemine konu teşkil edecek kişisel verilerin belirlenmesi.
  2. Erişim yetki ve kontrol matrisi ya da benzer bir sistem kullanarak her bir kişisel veri için ilgili kullanıcıların tespit edilmesi.
  3. İlgili kullanıcıların erişim, geri getirme, tekrar kullanma gibi yetkilerinin ve yöntemlerinin tespit edilmesi.
  4. İlgili kullanıcıların kişisel veriler kapsamındaki erişim, geri getirme, tekrar kullanma yetki ve yöntemlerinin kapatılması ve ortadan kaldırılması.

Kişisel veriler saklandıkları kayıt ortamlarına uygun yöntemlerle silinir.

  1. Bulut ortamındaki veriler, silme komutu verilerek silinir. İlgili kullanıcının bulut sistemi üzerinde silinmiş verileri geri getirme yetkisinin olmaması sağlanır.
  2. Kâğıt ortamında bulunan kişisel veriler, karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ilgili kullanıcılara görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır.
  3. Merkezi sunucuda yer alan ofis dosyaları, işletim sistemindeki silme komutu ile silinir veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması sağlanır. Bu işlemi gerçekleştiren kullanıcının, veri tabanı yöneticisinden farklı bir kişi olması sağlanır.
  4. Flash tabanlı saklama ortamlarındaki kişisel veriler, şifreli olarak saklanır ve bu ortamlara uygun yazılımlar kullanılarak silinir.
  5. Veri tabanlarında saklanan kişisel verilerin, bulunduğu ilgili satırların veri tabanı komutları ile (Delete) silinmesi sağlanır. Bu işlemi gerçekleştiren kullanıcının, veri tabanı yöneticisinden farklı bir kişi olması sağlanır.

 

8.2 KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirler Şirket tarafından alınmaktadır.

Kişisel verilerin yok edilmesi için, verilerin bulunduğu tüm kopyalar tespit edilir ve verilerin bulunduğu sistemlerin türüne göre aşağıda yer verilen yöntemlerle tek tek yok edilir:

a) Yerel sistemler üzerindeki verilerin yok edilmesi için aşağıdaki yöntemler kullanılır:

  • De-manyetize etme: Manyetik medyanın özel bir cihazdan geçirilerek gayet yüksek değerde bir manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemi.
  • Fiziksel yok etme: Optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi işlemi.
  • Üzerine yazma: Özel yazılımlar kullanılarak, manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazarak eski verinin kurtarılmasının önüne geçilmesi işlemi.

b) Çevresel sistemler üzerindeki verilerin yok edilmesi için aşağıdaki yöntemler kullanılır:

  • Ağ cihazları (switch, router vb.): (a)’da belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilir.
  • Flash tabanlı ortamlar: Flash tabanlı sabit disklerin ATA (SATA, PATA vb.), SCSI (SCSI Express vb.) arayüzüne sahip olanları, destekleniyorsa <block erase> komutunu kullanmak, desteklenmiyorsa üreticinin önerdiği yok etme yöntemini kullanmak ya da (a)’da belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilir.
  • Manyetik bant: Çok güçlü manyetik ortamlara maruz bırakıp de-manyetize ederek ya da yakma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleriyle yok edilir.
  • Manyetik disk gibi üniteler: Çok güçlü manyetik ortamlara maruz bırakıp de-manyetize ederek ya da yakma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleriyle yok edilir.
  • Mobil telefonlar (Sim kart ve sabit hafıza alanları): a)’da belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilir.
  • Optik diskler (CD, DVD vb.): Yakma, küçük parçalara ayırma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleriyle yok edilir.
  • Veri kayıt ortamı çıkartılabilir olan yazıcı, parmak izli kapı geçiş sistemi gibi çevre birimleri: Tüm veri kayıt ortamlarının söküldüğü doğrulanarak özelliğine göre (a)’da belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilir.
  • Veri kayıt ortamı sabit olan yazıcı, parmak izli kapı geçiş sistemi gibi çevre birimleri: (a)’da belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilir.

c) Kâğıt ve mikrofiş ortamlarındaki kişisel veriler, kalıcı ve fiziksel olarak ortam üzerine yazılı olduğundan ana ortamın yok edilmesi sağlanır. Bu işlem gerçekleştirilirken veriler, kâğıt imha veya kırpma makinaları ile anlaşılmaz boyutta, mümkünse yatay ve dikey olarak, geri birleştirilemeyecek şekilde küçük parçalara bölünür. Orijinal kâğıt formattan, tarama yoluyla elektronik ortama aktarılan kişisel verilerin ise bulundukları elektronik ortama göre de-manyetize edilmesi, fiziksel olarak yok edilmesi ve üzerine yazma gibi yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi sağlanır.

d) Bulutortamında yer alan kişisel veriler için, bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde; kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyalarının yok edilmesi sağlanır.

e) Arızalanan ya da bakıma gönderilen cihazlarda yer alan kişisel verilerin yok edilmesi işlemleri ise aşağıdaki şekilde gerçekleştirilir:

  • İlgili cihazların bakım, onarım işlemi için üretici, satıcı, servis gibi üçüncü kurumlara aktarılmadan önce içinde yer alan kişisel verilerin (a)’da belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi,
  • Yok etmenin mümkün ya da uygun olmadığı durumlarda, veri saklama ortamının sökülerek saklanması, arızalı diğer parçaların üretici, satıcı, servis gibi üçüncü kurumlara gönderilmesi,
  • Dışarıdan bakım, onarım gibi amaçlarla gelen personelin, kişisel verileri kopyalayarak kurum dışına çıkartmasının engellenmesi için gerekli önlemlerin alınması sağlanır.

 

8.3 KİŞİSEL VERİLERİN ANONİM HALE GETİRİLMESİ

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Anonim hale getirme, bir veri kümesindeki tüm doğrudan ve/veya dolaylı tanımlayıcıların çıkartılarak ya da değiştirilerek, ilgili kişinin kimliğinin saptanabilmesinin engellenmesi veya bir grup veya kalabalık içinde ayırt edilebilir olma özelliğini, bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde kaybetmesidir. Bu özelliklerin engellenmesi veya kaybedilmesi sonucunda belli bir kişiye işaret etmeyen veriler, anonim hale getirilmiş veri sayılır.

Şirket tarafından uygulanacak anonim hale getirme yöntemleri belirlenirken, sahip olunan veri kümesine dair aşağıdaki özellikler dikkate alınarak, Kurum’un yayınladığı “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberi’nde yer alan yöntemlerinden uygun olanı kullanılır:

  • Verinin niteliği,
  • Verinin büyüklüğü,
  • Verinin fiziki ortamlarda bulunma yapısı,
  • Verinin çeşitliliği,
  • Veriden sağlanmak istenen fayda / işleme amacı,
  • Verinin işlenme sıklığı,
  • Verinin aktarılacağı tarafın güvenilirliği,
  • Verinin anonim hale getirilmesi için harcanacak çabanın anlamlı olması,
  • Verinin anonimliğinin bozulması halinde ortaya çıkabilecek zararın büyüklüğü, etki alanı,
  • Verinin dağıtıklık/merkezilik oranı,
  • Kullanıcıların ilgili veriye erişim yetki kontrolü,
  • Anonimliği bozacak bir saldırı kurgulanması ve hayata geçirilmesi için harcayacağı çabanın anlamlı olması ihtimali.

 

8.3.1 Değer Düzensizliği Sağlamayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri:

  • Değişkenleri Çıkartma
  • Kayıtları Çıkartma
  • Bölgesel Gizleme
  • Genelleştirme
  • Alt ve Üst Sınır Kodlama
  • Global Kodlama
  • Örnekleme
  • Maskeleme
  • Toplulaştırma/ Kümülatif Data Yaratma

 

8.3.2 Değer Düzensizliği Sağlayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri:

  • Mikro Birleştirme
  • Veri Değiş Tokuşu
  • Gürültü Ekleme

 

8.3.3 Anonim Hale Getirmeyi Kuvvetlendirici İstatistiksel Yöntemler:

  • K-Anonimlik
  • L-Çeşitlilik
  • T-Yakınlık

 

 

9. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER ALAN PERSONEL

Kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve imhası süreçlerinde yer alan Şirket’in tüm birimleri ve çalışanları, işbu Politika gereklerinin yerine getirilmesinden, Politika kapsamında alınan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanmasından ve kendi iş süreçlerinde ürettikleri verileri saklamak ve korumaktan sorumludurlar.

İş süreçlerini etkileyecek ve veri bütünlüğünün bozulmasına, veri kaybına ve yasal düzenlemelere aykırı sonuçlar doğmasına neden olacak periyodik imhalar, ilgili kişisel verinin türü, içinde yer aldığı sistemler ve veri sahibi iş birimi dikkate alınarak Bilgi Teknolojileri Bölümü’nce yapılır.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına bu Politika’nın ekinde yer verilmiştir.

 

10. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirket nezdinde kişisel verileri saklama ve imha sürelerini gösteren tabloya aşağıda yer verilmiştir.

Veri kategorisi

Azami saklama süresi

İmha Süresi

Çalışan Kimlik, İletişim, Mesleki Deneyim, Özlük, Finansal, Görsel ve İşitsel Bilgileri, Risk Yönetimi, Engellilik, Adli Sicil Kaydı Bilgileri

İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Çalışan Sağlık, Kan Grubu Bilgileri

İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 15 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Çalışan İşlem/Bilgi Güvenliği Verileri

İş ilişkisi süresince

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Çalışan Taşıt Verileri

İş ilişkisi süresince

İş ilişkisi bitimini takiben 180 gün içerisinde

Çalışan Konum Verileri

1 ay

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Çalışan Adayı Kimlik, İletişim ve Mesleki Deneyim Bilgileri

2 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Şirket Ortağı Kimlik, İletişim, Finansal, Risk Yönetimi Bilgileri

İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanı Kimlik, İletişim, Finansal, Görsel ve İşitsel, Risk Yönetimi Bilgileri

İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanı İşlem Güvenliği Bilgileri

İş ilişkisi süresince

İş ilişkisinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Ziyaretçi Internet Sitesi Giriş Çıkış Bilgileri

2 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Ziyaretçi Kimlik Bilgileri

2 ay

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Fiziki Mekan Güvenlik Bilgileri

2 ay

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Sözleşmeler

İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Belge, Defter ve Kayıtlar

10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

 

10.1 KİŞİSEL VERİLERİ RESEN SİLME, YOK ETME VEYA ANONİM HALE GETİRME SÜRELERİ

Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel veriler, Şirket tarafından resen altı aylık periyotlarda düzenli olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde söz konusu işlemlerin uygulanması sağlanır.

İlgili kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa bu durum veri aktarılan taraflara ve/veya Şirket’in verdiği yetkiye dayanarak Şirket adına veri işleyenlere bildirilir ve bu kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması sağlanır.

 

10.2 KİŞİSEL VERİLERİ İLGİLİ KİŞİNİN TALEP ETMESİ DURUMUNDA SİLME VE YOK ETME SÜRELERİ

İlgili kişinin kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep etmesi halinde;

  1. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; talebe konu kişisel veriler, Şirket tarafından en geç otuz gün içinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir ve ilgili kişiye bilgi verilir.
  2. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa bu durum veri aktarılan taraflara ve/veya Şirket’in verdiği yetkiye dayanarak Şirket adına veri işleyenlere bildirilir ve bu kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması sağlanır.
  3. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep Kanun’un 13. maddesi uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

 

EK.1 KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER ALAN PERSONEL

UNVAN

BİRİM

GÖREV TANIMI

Üst Düzey Yönetim

Yönetim Kurulu, Genel Koordinatör, Genel Müdür

Politika’nın hazırlanması, yayınlanması, güncelliğinin sağlanması ve çalışanların politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur.

Departman Yöneticisi

Tüm Birimler

Görevlerine uygun olarak Politika’nın yürütülmesinden ve sorumlu olduğu birimde uygulanmasının sağlanmasından sorumludur.

Bilgi Teknolojileri Yöneticisi

Bilgi Teknolojileri

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka uygun olarak işlenmesi, erişilmesi ve imha edilmesine ilişkin teknik tedbirlerin alınmasından ve kişisel veri imha sürecinin yönetiminden sorumludur.

İnsan Kaynakları Müdürü

Finans Müdürü

Muhasebe Müdürü

Hukuk Müdürü

Kalite Müdürü

İnsan Kaynakları

Finans

Muhasebe

Hukuk

Kalite

Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu: Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetiminden sorumludur.

1. AMAÇ

Bu politikanın amacı, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun)’na uyum kapsamında A ENERGY ENERJİ YATIRIMLARI SANAYİ VE TİCARET A.Ş. (Şirket) tarafından, kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerinin ve mahremiyetinin korunması, kişisel verilerin işlenmesi kapsamındaki yükümlülüklere uyumun sağlanması, kişisel verilerin işlenmesi ve güvenliğinin sağlanması ile ilgili stratejilerin, kurum içi kontrol ve önlemlerin, işleyiş kurallarının ve sorumlulukların belirlenmesi ile kişisel veri sahiplerinin ve kurum çalışanlarının bilinçlendirilmesidir.

 

2. KAPSAM

Bu politika hükümleri, Şirket tarafından kişisel verileri tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen gerçek kişiler hakkında uygulanır. Veri konusu kişi grubuna bu politikanın 5.4. maddesinde yer verilmiştir.

 

3. SORUMLULUK

İşbu Politika Şirket Yönetim Kurulu tarafından onaylanıp yürürlüğe girmiştir. Politika çerçevesinde Şirket bünyesinde gerçekleştirilecek tüm faaliyetler ve alınacak önlemler ilgili prosedürlerle belirlenir. Söz konusu prosedürlerin hazırlanması, güncellenmesi ve uygulamaya konulmasından Şirket Üst Yönetimi sorumludur.

Tüm Şirket çalışanları, görevlerini işbu Politika’ya ve ilgili tüm prosedür ve mevzuata uygun olarak yerine getirmekten sorumludur.

 

4. TANIMLAR

Bu politikada yer alan önemli tanımlar aşağıda belirtilmiştir.

Açık rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

Anonim hâle getirme

Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi

İlgili kişi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi

İlgili kullanıcı

Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler

İmha

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi

Kanun

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Kayıt ortamı

Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam

Kişisel veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi

Kişisel verilerin işlenmesi

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem

Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi

Kurul

Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Kurum

Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri

Periyodik imha

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi

Sicil

Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicili

Veri işleyen

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi

Veri kayıt sistemi

Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi

Veri sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi

 

5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

5.1. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Genel İlkeler

Şirket nezdinde kişisel veriler, Kanun’da ve diğer kanunlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenmekte ve kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkeler dikkate alınmaktadır:

a) Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olma

Şirket, bu Politika kapsamında kişisel verileri işlerken kanunlara, ikincil düzenlemelere ve hukukun genel ilkelerine göre hareket eder. Şirket tarafından veriler üzerinde gerçekleştirilecek her türlü işlemde asgari olarak;

  • Kişisel verilerin işlenmesinde meşru bir temele dayanılması (örneğin açık rıza),
  • Kişisel verilerin, meşru bir sebep olmaksızın bireyler aleyhine sonuçlar doğuracak şekilde kullanılmaması,
  • Kişisel verilerin işlenmesinde şeffaflığın ilke edinilmesi ve kişilerin bu bağlamda bilgilendirilmesi,
  • Kişisel verilerin, mümkün olan en az miktarda ve bireylerin makul beklentileri ve öngörüleri doğrultusunda işlenmesi sağlanır.

 

b) Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olma

Bu ilke doğrultusunda Şirket tarafından;

  • Kişisel verilerin doğru olmasını sağlayacak kontrollerin gerçekleştirilmesi,
  • Kişisel verilerin elde edildiği kaynakların belirli olması ve doğruluğunun test edilmesi,
  • Kişisel verilerin doğru olmamasından kaynaklı taleplerin özenle dikkate alınması,
  • Kişisel verilerin güncellenmesi gerekip gerekmediğinin değerlendirilmesi,
  • İlgili kişinin bilgilerini doğru ve güncel olmasını temin edecek kanalların açık tutulması için gereken teknik ve idari önlemler alınır.

 

c) Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşlenme

Şirket tarafından, kişisel veri işleme faaliyetlerinin ilgili kişi tarafından açık bir şekilde anlaşılabilir olması ve kişisel veri işleme faaliyetine başlamadan önce belirlenmiş olan, açık ve hukuka uygun amaçlar dahilinde işlenmesi sağlanır.

 

d) İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Şirket tarafından kişisel veriler, sadece belirlenen amaçların gerçekleştirilmesiyle ilgili olarak ve sadece amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olan kişisel verilerle sınırlı olarak işlenir. Edinilen kişisel veriler, kanuna aykırı olarak başkalarına açıklanmaz ve işleme amacı dışında kullanılmaz.

 

e) İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilme

Şirket kişisel verileri, ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza eder. İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler Şirket tarafından resen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Kişisel verilerin saklama süreleri ve muhafazasında uygulanacak esaslar Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda düzenlenmiştir.

 

5.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

Şirket tarafından kişisel veriler, Kanun’un 5. Maddesinde düzenlenen işleme şartlarına uygun olarak işlenmektedir. Bu kapsamda, yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri aşağıda sıralanan kişisel veri işleme şartlarının varlığı halinde gerçekleştirilmektedir:

a) Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

Şirket tarafından kişisel veri işleme faaliyetinin amacının açık rıza dışındaki işleme şartlarından birine dayanıp dayanmadığı değerlendirilir ve Kanun’da belirtilen açık rıza dışındaki şartlardan en az birini karşılamıyorsa, bu durumda veri işleme faaliyetinin devamı için kişinin açık rızasının alınması yoluna gidilir. Bu kapsamda, kişisel veri sahibinin kendisiyle ilgili veri işlenmesine, Şirket tarafından bilgisine sunulan Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Aydınlatma Metni ile yeterli bilgi sahibi olarak, özgür iradesiyle, tereddüde yer bırakmayacak şekilde ve sadece ilgili işlemle sınırlı olarak Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Açık Rıza Beyanı ile onay vermesi halinde, Şirket tarafından ilgili kişisel veriler işlenmektedir.

b) Kanunlarda açıkça öngörülmesi

Kanunlarda kişisel verilerin işlenebileceğine ilişkin bir hüküm bulunması durumunda, Şirket tarafından, ilgili kanuni düzenleme ile sınırlı olarak kişisel veriler işlenmektedir.

c) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması

Kişisel veri sahibinin rızasını açıklayamadığı veya rızasına geçerlilik tanınmadığı hallerde, kişilerin hayat veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel verilerin işlenmesi zorunlu ise, Şirket tarafından bu kapsamda veri işlenebilir.

d) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olması durumunda Şirket tarafından ilgili kişilerin bu amaçla sınırlı olmak üzere kişisel verileri işlenmektedir.

e) Şirket’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması

Hukuki yükümlülüğün yerine getirebilmesi için veri işlenmesinin zorunlu olduğu hallerde Şirket tarafından ilgili kişinin kişisel verileri işlenmektedir.

f) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması

İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilen, bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan kişisel veriler, alenileştirilme amacıyla sınırlı olarak Şirket tarafından işlenir.

g) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması

Kişisel verilerin işlenmesinin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması durumunda, Şirket tarafından bu zorunluluk ile paralel olarak kişisel veri işleme faaliyeti yürütülür.

h) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydı ile Şirket’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması durumunda, kişisel verilerin işlenmesi mümkündür. Şirket’in veri işleme sonucunda elde edeceği fayda ile ilgili kişinin temel hak ve özgürlükleri arasında makul bir denge sağlanır.

 

Kişisel verilerin açık rıza dışında kalan işleme şartları ve örnekleri aşağıdaki tabloda yer almaktadır:

İşleme Şartları

Kapsam

Örnek

Kanun Hükmü

Vergi Kanunları, İş Kanunu, Türk

Ticaret Kanunu vb.

Çalışana ait özlük bilgilerinin kanun gereği tutulması.

Sözleşmenin İfası

İş Sözleşmesi, Satış Sözleşmesi, vb.

Maaş bordrosu düzenlemek amacıyla çalışanların kişisel verilerinin işlenmesi.

Fiili İmkânsızlık

Fiili imkânsızlık nedeniyle rıza veremeyecek olan ya da ayırt etme gücü olmayan kişi.

Bilinci kapalı kişinin kişisel sağlık bilgisi. Kaçırılan ya da kayıp kişinin konum bilgisi.

Veri Sorumlusunun

Hukuki Yükümlülüğü

Mali Denetimler, Güvenlik Mevzuatı, Regülâsyonlarla Uyum.

Çalışana maaş ödenebilmesi için, banka hesap numarası, evli olup olmadığa bakmakla yükümlü olduğu kişiler, eşinin çalışıp çalışmadığı, sosyal sigorta numarası gibi verilerin işlenmesi.

Aleniyet Kazandırma

İlgili kişinin kendisine ait bilgileri kamunun bilgisine sunması.

Kişinin belirli hallerde kendisiyle iletişime geçilmesi amacıyla iletişim bilgilerini kamuya açık şekilde ilan etmesi.

Hakkın Tesisi,

Korunması,

Kullanılması

Dava açılması, tescil işlemleri, her türlü tapu işlemi vb. işlerde kullanılması zorunlu veriler.

İşten ayrılan bir çalışana ait gerekli bilgilerin dava zaman aşımı boyunca saklanması.

Meşru Menfaat

İlgili kişinin temel haklarına zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaati için zorunlu olması halinde veri işlenmesi

Çalışan bağlılığını artıran ödül ve prim uygulanması amacıyla veri işlenmesi.

 

5.3. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

Şirket tarafından özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, öncelikle veri işleme şartlarının var olup olmadığı belirlenir, hukuka uygunluk şartının varlığından emin olunduktan sonra veri işleme faaliyeti gerçekleştirilir. Bu kapsamda Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması kaydıyla özel nitelikli kişisel verilerden;

 

a) Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler,

  • Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya
  • Kanunlarda öngörülen hallerde işlenmektedir.

b) Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler,

  • Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise işlenir.
  • Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise, sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenebilir.

Özel nitelikli kişisel verilerin açık rıza dışında kalan işleme şartları ve örnekleri aşağıdaki tabloda yer almaktadır:

İşleme Şartları

Kapsam

Örnek

Kanun Hükmü

Sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Vergi Kanunları, İş Kanunu, Türk Ticaret Kanunu vb. daha sıkı hassas veri işleme şartları.

Çalışana ait sendikalılık bilgisinin özlük dosyasında mevzuat gereği tutulması gerekir.

Kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı

Kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi

Doktorun hastası hakkında işlediği sağlık verileri.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ilişkin alınan önlemler “Özel Nitelikli Kişisel İşlemlerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”nda düzenlenmiştir.

 

5.4. VERİ KONUSU KİŞİ GRUBU VE İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

Şirket’imiz nezdinde kişisel verisi işlenen kişi grubu aşağıda belirtilmektedir:

Veri Konusu Kişi Grubu

Çalışan Adayları & Stajyer Adayları

Şirkete herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini şirketimizin incelemesine açmış olan gerçek kişiler

Çalışanlar

Şirket çalışanları

Stajyerler

Şirket'te staj yapan lise ve üniversite öğrencileri

Aile Üyeleri

Kişisel veri sahiplerinin aile üyeleri

Ziyaretçiler

Şirketin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi herhangi bir amaç ile ziyaret eden tüm gerçek kişiler

İş Ortağı Yetkilileri & Çalışanları

Şirket’in ticari ilişki içinde olduğu kuruluşların gerçek kişi yetkilileri, hissedarları, çalışanları

Grup Şirketi Yetkilileri & Çalışanları

Şirket’in yürüttüğü operasyonlar kapsamında Grup Şirketleri’nin iş ilişkileri üzerinden kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler

Tedarikçi Yetkilileri & Çalışanları

Şirket’in mal ve hizmetleri dış kaynak olarak tedarik ettiği gerçek kişiler veya tüzel kişilerin gerçek kişi yetkilileri, hissedarları, çalışanları

Hissedarlar

Şirket hissedarı gerçek kişiler

Şirket Yetkilileri

Şirket’in yönetim kurulu üyeleri ve yetkili diğer gerçek kişiler

Potansiyel Müşteriler

Şirketimizin/Grup şirketlerimizin sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri alma/kullanma ihtimali olan gerçek kişiler

Müşteriler/Misafirler

Şirketimizle/Grup şirketlerimizle herhangi bir sözleşmese ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Şirketimizin/ Grup şirketlerimizin sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri alan/kullanan veya kullanmış olan gerçek kişiler

Üçüncü Kişiler

Şirketimizin yukarıda bahsi geçen taraflarla arasındaki ticari işlem güvenliğini sağlamak veya bahsi geçen kişilerin haklarını korumak ve menfaat temin etmek üzere bu kişilerle ilişkili olan üçüncü taraf gerçek kişiler (Örn. Referans olarak beyan edilen kişiler) veya Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamına girmeyen diğer gerçek kişiler

Bu kişilere ilişkin işlenen veriler, aşağıdaki şekilde kategorize edilmiştir:

Kimlik Bilgileri

T.C. Kimlik No, Pasaport No, Nüfus Cüzdanı Seri No, Ehliyet No, Vergi No, Ad-Soyadı, Baba Adı, Anne Adı, Uyruğu, Doğum Yeri, Doğum Tarihi, Yaşı, Nüfusa Kayıtlı Olduğu Yer (İl, İlçe, Mahalle-Köy, Cilt No, Aile Sıra No, Sıra No) Nüfus Cüzdanının Verildiği Yer, Veriliş Nedeni, Kayıt No, Veriliş Tarihi, Geçerlilik Tarihi, Önceki Soyadı, Medeni Durumu, Cinsiyeti, Dini, Fotoğrafı; İmza örneği, Askerlik durumu/statüsü, Ebeveyn Muvafakatnamesi

Eğitim & Deneyim Bilgileri

Öğrenim durumu, sertifika ve diploma bilgileri, yabancı dil bilgileri, özgeçmiş ve referanslarına ilişkin bilgiler, iş deneyimi bilgileri, kurs, seminer staj bilgileri, diğer eğitim ve beceriler.

İletişim Bilgileri

Kişisel/Kurumsal mobil-sabit telefonu numarası; Kişisel/Kurumsal e-posta adresi; ikametgah adresi; acil durumda ulaşılacak kişi adı-soyadı ve telefon numarası

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Sabıka kaydı; engellilik durumu; dini; sağlık verisi; kan grubu

Aile Bilgisi

Anne, baba, eş ve çocuklarının kimlik bilgileri; telefon numarası, mesleği, çocuklarının öğrenim durumu; eşinin çalışma durumu ve gelir bilgileri; eş ve reşit olmayan çocuklar (18 yaş altı) haricinde bakmakla yükümlü olunan kişilerin adı-soyadı ve yaşı; çocuk doğum belgesi; birinci derece aile üyeleri vefat belgeleri.

Çalışma Bilgileri

SSK Sicil no; sigorta giriş/emeklilik, tahsis no; sosyal güvenlik no; vergi dairesi ve numarası; geçmiş işyeri sicil bilgileri, önceki işyeri ücret ve vergi kesintisi bilgileri; çalışma izni (yabancı çalışanlar için); teşvik durumu; iş sözleşmesi; gizlilik taahhütnameleri; genel sağlık sigortası bilgileri; iş teklif bilgisi; pozisyon adı /görevi, departmanı ve birimi, unvanı; son işe giriş tarihi; işe giriş çıkış tarihi; fazla çalışma bilgileri; demirbaş-araç-gereç teslim belgeleri; ortaklık/ek iş beyan formu vb.

İzin Bilgileri

İzin talep formları, izin çıkış/dönüş tarihi, izinli gün sayısı, izne çıkış nedeni, izinde bulunacağı adres/telefon; istirahat ve iş göremezlik raporları; yıllık ücretli izin cetveli; işe izinsiz gelmeme/işe geç gelme tutanağı-ihtarı

Performans Bilgileri

Performans değerlendirme ve hedef gerçekleştirme durumu, aktivite bilgileri, disiplin kayıtları

Eğitim & Gelişim Bilgileri

Katıldığı eğitimler, seminerler, edindiği beceriler, eğitim katılım ve bilgilendirme bilgileri/formları

Finansal Bilgiler

Banka hesap numarası, cüzdanı; maaş bordroları, ücret pusulaları prim, ikramiye vb. ödemelere ilişkin belgeler; icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri; asgari geçim indirimi bilgisi; özel sağlık sigortası bilgileri; kişisel veri sahibi ile kurulan hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler.

Taşıt Verileri

Araç/araç kullanım bilgileri (Plaka no, ruhsat seri no, işe başlama tarihi, sigorta-kasko başlangıç tarihi, trafik cezaları, kaza tutanakları, iş kazası bildirimleri, araç zimmet belgeleri)

Konum Verileri

Araç konum verisi -GPS lokasyonu

İşten Çıkış Bilgileri

 İstifa Mektubu, Fesih Bildirimi, İbraname, İhbarname, İkale Sözleşmesi, SGK İşten Çıkış Bildirgesi, Son Ay Bordrosu, Çalışma/Hizmet Belgesi, Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları, Haklı fesih sebebini ispatlayan belgeler, Hizmet Sözleşmesinin Sona Ermesine İlişkin Düzenlenen Tutanaklar

Internet Erişim Bilgileri

Kişisel/Şirket’e ait elektronik cihazlar ile Şirket ağları üzerinden internete erişim log kayıtları, ilgili IP adresleri

Sistem Erişim Yetkilendirme Bilgileri

Sistem giriş-çıkış ve aktivite logları, kullanıcı adı- şifre, IP adresleri

Görsel/İşitsel Bilgiler

Fotoğraflar ve kamera kayıtları (Fiziki Mekan Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç)

Fiziki Mekan Güvenlik Bilgileri

Fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekân içerisinde bulunma sırasında alınan görüntü kayıtları, turnike kayıtları, güvenlik kayıtları, vb

Ziyaret Bilgileri

Şirket tesislerine giriş ve çıkış saati, araç marka ve plakası, firma bilgisi

Pazarlama Bilgileri

Kişisel veri sahibi müşterilerin kullanım alışkanlıkları, beğenileri ve ihtiyaçlarını gösteren, memnuniyet anketleri, kampanyalar, doğrudan pazarlama çalışmaları vb. neticesinde elde edilen rapor ve değerlendirmeler.

Müşteri/Misafir Bilgileri

Ürün ve hizmetlerin kullanımına yönelik kayıtlar ile müşterinin ürün ve hizmetlerin kullanımı için gerekli olan talimatları, talepleri; meslek bilgisi, ziyaret ettiği ülkeler; eğitimi; boyu-kilosu

Seyahat & Konaklama Bilgileri

Seyahat ve vize bilgileri, rezervasyon/voucher numarası, uçuş bilgileri, otel bilgileri, check-in, check-out tarihleri, oda numarası

Talep ve Şikâyet Yönetimi Bilgileri

Müşteri memnuniyet anketleri, ürün ve hizmetler ile ilgili yöneltilen talep ve şikâyetlerin alınmasına ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler.

 

5.5. KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME AMAÇLARI

Şirket tarafından toplanan kişisel veriler, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen işleme şartlarına uygun olarak aşağıda sayılan amaçlar dahilinde işlenmektedir:

Ana Amaçlar

Alt Amaçlar

Şirketin Yönetimi, Faaliyetlerin İcrası ve Denetimi, Fiziki, Hukuki ve Ticari Güvenliği Temini

Acil Durum ve Kriz Yönetimi Planlarının Yapılması ve Uygulanması

Finans ve Muhasebe Süreçlerinin Yönetilmesi

Fiziki Mekan Güvenliğinin Temini

Grup Şirketleri, İş Ortakları ve Tedarikçilerle İlişkilerin ve İlişkili Süreçlerin Yönetimi

Hukuki Süreçlerin Yürütülmesi

İç Denetim ve İç Kontrol Faaliyetlerinin İcrası

İş Sürekliliği Yönetimi

Kayıt ve Belge Düzeninin Sağlanması

Kurumsal Yönetim Faaliyetlerin Planlanması ve İcrası

Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Süreç Yönetimi ve İyileştirme Faaliyetlerinin Yönetilmesi

Şirket Faaliyetlerinin Şirket Politika ve Prosedürleri ve/veya İlgili Mevzuata Uygun Olarak Yürütülmesinin Temini

Şirket’in, personelin ve Şirket ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini

Şirket’e Ait Varlıkların Güvenliğinin Sağlanması

Tabii olunan mevzuatlar gereği yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve yürürlükteki mevzuattan doğan haklarımızın kullanılabilmesi

Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

Yatırım Süreçlerinin Yürütülmesi

Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi

İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yönetimi

Adayların başvuru süreçlerinin yürütülmesi

Adayların seçme ve değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi

Çalışan memnuniyetine ve bağlılığına yönelik faaliyetlerin yürütülmesi

Çalışan yan hak ve menfaatlerine ilişkin süreçlerin yönetilmesi

Çalışanların iş faaliyetlerinin takibi ve denetimi

İş̧ sağlığı ve güvenliği süreçlerinin yürütülmesi

İş sözleşmelerinin kurulması, ifası ve üstlenilen yükümlülüklerin yerine getirilmesi

İşe alım, özlük ve işten çıkış işlemlerinin yürütülmesi

Kariyer planlama, terfi-tayin süreçlerinin icrası

Performans yönetimi süreçlerinin icrası

Personel Görevlendirme ve Yetkilendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

Eğitim ve Oryantasyon Programlarının Planlanması ve Uygulanması

Ücret Politikasının Yönetimi

Yabancı Personel Çalışma ve Oturma İzni İşlemleri

Bilgi Sistemleri & Bilgi Güvenliği Yönetimi

Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Planlanması ve İcrası

Bilgi Sistemleri Risk Yönetimi

İnternet Trafiğinin İzlenmesine İlişkin Yasal Yükümlülüklerinin Yerine Getirilmesi

Kullanıcı Erişim ve Yetkilendirme Süreçlerinin Yönetimi

Log Kayıtlarının Oluşturulması

İletişim ve Pazarlama Faaliyetlerinin Planlanması ve Uygulanması

Etkinlik ve organizasyonların planlanması ve uygulanması

Firma/Ürün/Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi

İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İstatistikî Analizler ve Pazar Araştırmaları Yapılması

Kampanya, Promosyon, Reklam, Tanıtım, vb. Faaliyetlerin Yürütülmesi

Müşteri İlişkileri Yönetimi

Müşteri Memnuniyeti Yönetimi

Pazarlama Aktivitelerinin Planlanması & Yönetimi

Sponsorluk Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Ürün ve Hizmetlerin Planlanması ve Sunulması

Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Mal/Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi

Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

Sunulan Ürün ve Hizmetlerle İlgili, Müşterilerle İletişim Kurulması

Ürün/Hizmet Koşullarının İfası ve Yükümlülüklerin Yerine Getirmesi

Ürün/Hizmetlerin Planlaması ve Satışına İlişkin Süreçlerin Tesisi ve Yönetimi

Talep ve Şikayet Yönetimi

Kanun’un 5(2) ve 6(3) maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarının karşılanmadığı aşağıdaki hallerde kişisel veriler, veri sahibinin açık rızasına istinaden işlenebilecektir:

İşlenen Kişisel Veri

İşleme Amacı

Sağlık ve Kan Grubu Bilgileri ile Engellilik Durumu

İş sağlığı ve güvenliği düzenlemelerine uyum; işyeri hekiminin sağlık gözetimi kapsamında işe giriş ve periyodik muayeneler ve tetkikler, sağlık raporu, e-reçete, sağlık taramaları süreçleri ile kurumsal sağlık sigortası süreçlerinin yönetimi

Din (eski nüfus cüzdanı fotokopisinin temini ile elde edilen) ve Uyruk Bilgileri

İnsan kaynakları süreçlerinin yönetimi; İş Kanunu kapsamında, özlük dosyasının oluşturulması; belirli turlar ile sınırlı olarak misafirlerin vize işlemlerinin yürütülmesi

Görsel ve İşitsel Veriler (Fotoğraflar & kamera kayıtları)

Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve uygulanması; kurumsal sosyal medya hesaplarının yönetimi.

Doğum Günü Bilgileri, 1. Derece Yakınların Doğum ve Vefat Bilgileri

İç iletişim faaliyetleri kapsamında çalışanların doğum günü kutlaması

 

5.6. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VEYA ANONİM HÂLE GETİRİLMESİ

Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine Şirket tarafından silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Buna göre;

  • Kişisel verileri işlemeye esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya kaldırılması,
  • Taraflar arasındaki sözleşmenin hiç kurulmamış olması, sözleşmenin geçerli olmaması, sözleşmenin kendiliğinden sona ermesi, sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönülmesi,
  • Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması,
  • Kişisel verileri işlemenin hukuka veya dürüstlük kuralına aykırı olduğunun tespit edilmesi,
  • Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
  • İlgili kişinin, Kanun’un 11. maddesinin 1. fıkrasının (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verileri işleme faaliyetine ilişkin yaptığı başvurunun Şirket tarafından kabul edilmesi,
  • Şirket’in, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi veya yok edilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikayette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
  • Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
  • Kanunun 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması

gibi hallerde kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ya da anonim hâle getirilmesi gerekir.

Kişisel verilerin silinmesi yok edilmesi ya da anonim hâle getirilmesine ilişkin hükümler Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda düzenlenmiştir.

 

5.7. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Şirket tarafından gerçekleştirilecek kişisel veri aktarımlarında Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde düzenlenmiş olan kişisel veri aktarım şartlarına uygun hareket edilir.

Şirket tarafından kişisel verilerin aktarılabileceği taraflar ve aktarım amaçlarına aşağıda yer verilmiştir:

Veri Aktarılabilecek Taraflar

Aktarım Amaçları

Kanunen Yetkili Kurumlar

Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde bilgi-belge talebinin karşılanması.

Hissedarlar

Şirketler hukuku, ticari faaliyetler, etkinlik yönetimi ve kurumsal iletişim süreçlerinin yürütülmesi.

Şirket Yetkilileri

Şirket’in ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması, uygulanması ve yönetimi; izleme, risk yönetimi ve denetim faaliyetlerinin yürütülmesi.

İş Ortakları

İş ortaklığının kurulma amaçlarının ve ticari faaliyetlerin yerine getirilmesi.

Grup Şirketleri

Grup şirketlerinin de katılımını gerektiren süreçlerin ve ticari faaliyetlerin yürütülmesi.

Tedarikçiler

Dış kaynaklı olarak temin edilen mal ve hizmetlere ilişkin süreçlerin yönetilmesi, destek, denetim ve danışmanlık hizmeti alınması, personelin yan haklardan faydalandırılması.

Üçüncü Kişiler

Çalışan adayları ve işten ayrılan çalışanlar için, referans doğrulama/sorgulama işlemleri kapsamında bilgi paylaşımı.

 

5.7.1. KİŞİSEL VERİLERİN YURT İÇİNDE AKTARILMASI

Şirket tarafından kişisel veriler, aşağıdaki durumlardan birinin bulunması halinde aktarılabilir:

  • İlgili kişinin açık rızasının alınması,
  • Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
  • Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
  • Şirket’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
  • İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
  • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
  • İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirket’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

Özel nitelikli kişisel veriler, Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemler alınmak suretiyle ve aşağıdaki hallerden birinin bulunması halinde aktarılabilir:

  • İlgili kişinin açık rızasının alınması,
  • Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler bakımından kanunlarda açıkça öngörülmüş olması.
  • Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise, sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından; üçüncü kişilere aktarılabilir.

Özel nitelikli kişisel verilerin aktarımına ilişkin alınan önlemler “Özel Nitelikli Kişisel İşlemlerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”nda düzenlenmiştir.

 

5.7.2. KİŞİSEL VERİLERİN YURT DIŞINA AKTARILMASI

Şirket tarafından kişisel veriler, aşağıdaki durumlardan birinin bulunması halinde yurt dışına aktarılabilir:

  • İlgili kişinin açık rızasının alınması,
  • Kanun’un 5(2) ve 6(3) maddelerinde belirtilen şartlardan birinin varlığı ve kişisel verinin aktarılacağı yabancı ülkede yeterli korumanın bulunması,
  • Yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurul’un izninin bulunması.

Kişisel veriler, uluslararası sözleşme hükümleri saklı kalmak üzere, Türkiye’nin veya ilgili kişinin menfaatinin ciddi bir şekilde zarar göreceği durumlarda, ancak ilgili kamu kurum veya kuruluşunun görüşü alınarak Kurul’un izniyle yurt dışına aktarılabilir.

Özel nitelikli kişisel verilerin yurt dışına aktarımına ilişkin alınan önlemler “Özel Nitelikli Kişisel İşlemlerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”nda düzenlenmiştir.

 

5.7.3. GRUP ŞİRKETLERİ TARAFINDAN İŞLENEN VERİLERİN ŞİRKET’E AKTARIMI

Grup Şirketleri’nin faaliyetlerinin Şirket ilke, hedef ve stratejilerine uygun olarak yürütülmesi, grubun hak ve menfaatleri ile itibarının korunması amacıyla Grup Şirketleri tarafından işlenmekte olan kişisel verileri, Şirket tarafından da işlenebilmektedir. Grup Şirketleri ile Şirket arasındaki kişisel veri paylaşımının Kanun kapsamında veri sorumlusundan veri sorumlusuna kişisel veri aktarımı kapsamında gerçekleşmesi durumunda, ilgili Grup Şirketi, ilgili kişinin kişisel verisini toplama aşamasında kişiyi, kişisel verilerinin Şirket’e gönderilebileceği konusunda aydınlatır.

 

6. VERİ GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

Şirket tarafından kişisel verilerin, hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek ve muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alınır; Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimlerin yapılması sağlanır. 

 

6.1 İDARİ TEDBİRLER

  1. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin ortaya çıkabilecek risklerin gerçekleşme olasılığının ve gerçekleşmesi durumunda yol açacağı kayıpların belirlenerek, risklerin azaltılması veya ortadan kaldırılmasına yönelik tedbirlerin alınması sağlanır.
  2. Kişisel verilerin işlenmesi, gizliliğinin ve güvenliğinin sağlanması ve imha edilmesine ilişkin tüm politika ve prosedürler ile ilgili süreçlerde görev alan personelin görev, yetki ve sorumlulukları yazılı hale getirilir ve tüm personelin erişimine sunulur.
  3. Personele kişisel verilerin işlenmesi, korunması ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimlerin verilmesi sağlanır.
  4. Politika ve prosedürlerin güncel tutulması ve yapılan değişikliklerle ilgili çalışanlara gerekli eğitimlerin verilmesi ve bilgilendirmeler yapılması sağlanır.
  5. İşe alım süreci kapsamında, çalışanlar ile Şirket arasında düzenlenen sözleşmelere kişisel verilerin korunması ve gizliliğinin sağlanmasına ilişkin hükümler eklenip çalışan tarafından imzalanması sağlanır.
  6. İşlenen kişisel verilere hala ihtiyaç olup olmadığı ve doğru yerde muhafaza edilip edilmediği tespit edilerek, arşiv amaçlı tutulan kişisel verilerin, daha güvenli ortamlarda muhafaza edilmesi, ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası doğrultusunda silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi sağlanır.
  7. Saklanan kişisel verilere Şirket içi erişim, görev tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırılır.
  8. Çalışanların Şirket tarafından belirlenip duyurulan politika ve prosedürlerine uymaması durumunda Disiplin Prosedürü doğrultusunda yaptırımlar uygulanır.
  9. Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ve veri işleyenlerle, kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin gizlilik sözleşmeleri imzalanır veya mevcut sözleşmelere veri güvenliğine ilişkin hükümler eklenir.
  10. Politika ve prosedürler kapsamında; düzenli olarak kontroller yapılır, gelişime açık alanlar için gerekli aksiyonlar planlanıp uygulamaya alınır.
  11. Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimlerin yapılması ve denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetleri için aksiyonlar planlanarak bulguların derhal giderilmesi sağlanır.
  12. İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durum en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirilir.

 

6.2 TEKNİK TEDBİRLER

  1. Kişisel veri içeren bilgi teknoloji sistemlerinin ve verilerin korunması amacıyla, SSL bağlantıları, anti virüs ve güvenlik duvarı yazılım ve donanımları kullanılır.
  2. Kullanılmayan yazılım ve servislerin cihazlardan silinmesi sağlanır.
  3. Yazılım ve donanımların düzgün bir şekilde çalışması ve alınan güvenlik önlemlerinin yeterli olup olmadığı düzenli olarak kontrol edilir; olası güvenlik açıklarının kapatılması için gerekli yama ve yazılım güncellemelerinin yapılması sağlanır.
  4. Kişisel veri içeren sistemlere erişim, erişim politikaları, kullanıcı ve rol yönetimi prosedürleri çerçevesinde sağlanır. Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların, yetki kapsamları ve süreleri net olarak tanımlanır. Bilgi Teknolojileri çalışanlarının kişisel verilere erişim yetkileri kontrol altında tutulur.
  5. Verilere uzaktan erişim gerekiyorsa en az iki kademeli kimlik doğrulama sistemi kullanılır.
  6. Periyodik olarak yetki kontrolleri gerçekleştirilir.
  7. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri derhal kaldırılır. Bu kapsamda, Şirket tarafından kendisine tahsis edilen envanter iade alınır.
  8. Verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek veya gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesi sağlanır.
  9. Tüm kullanıcıların işlem hareketleri kaydının (log kayıtları) düzenli olarak tutulması sağlanır.
  10. Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alınarak sistem zafiyetlerinin kontrolü sağlanır.
  11. Kişisel verilerin saklandığı ortam ve cihazların fiziksel güvenlik önlemleri alınarak korunması sağlanır.
  12. Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için verilerin yedeklenmesi ve tüm yedeklerin fiziksel güvenliği sağlanır.
  13. Kişisel verilerin geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde yok edilmesi sağlanır.
  14. Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veya kripto grafik yöntemler ile korunur. Kriptografik anahtarların güvenli ve farklı ortamlarda tutulması sağlanır.
  15. Bulut ortamında yer alan kişisel verilerin depolanması ve kullanımı sırasında, kriptografik yöntemlerle şifrelenmesi ve kişisel veriler için mümkün olan yerlerde, özellikle hizmet alınan her bir bulut çözümü için ayrı ayrı şifreleme anahtarları kullanılması; bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde ise; kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyalarının yok edilmesi sağlanır.
  16. Kişisel verilerin e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılarak aktarılması sağlanır.
  17. Taşınabilir Bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerektiğinde kriptografik yöntemlerle şifrelenir ve kriptografik anahtarın farklı ortamda tutulması sağlanır.
  18. Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştirilirken, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilir.
  19. Verilerin kağıt ortamı yoluyla aktarımında evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemlerin alınır.

 

7. AYDINLATMA

İşlenen kişisel veriler Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklanamaz ve işleme amacı dışında kullanılamaz. Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında Şirket “Kişisel Verilen Korunması ve İşlenmesi Aydınlatma Metni” ile aşağıdaki konular hakkında ilgili kişilere bilgi verir.

  1. Şirket bilgileri,
  2. Kişisel verilerin işlenme amaçları,
  3. İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
  4. Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
  5. İlgili kişinin Kanun kapsamındaki hakları.

Kişisel Verilen Korunması ve İşlenmesi Aydınlatma Metni”ne Şirket web sitesi üzerinden de erişilmesi sağlanır.

Fiili imkânsızlık veya ilgili kişiye ulaşılamaması nedeniyle kişisel veriler doğrudan ilgili kişiden elde edilemiyorsa;

  • Kişisel verilerin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içerisinde,
  • Kişisel verilerin ilgili kişi ile iletişim amacıyla kullanılacak olması durumunda, ilk iletişim kurulması esnasında,
  • Kişisel verilerin aktarılacak olması halinde, en geç kişisel verilerin ilk kez aktarımının yapılacağı esnada ilgili kişiyi aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilir.

İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi halinde aydınlatma zorunluluğu bulunmamaktadır.

 

8. VERİ SAHİBİNİN HAKLARI

Kişisel veri sahibi, Şirketimize başvurarak kendisiyle ilgili;

  1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
  6. Kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
  7. (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Şirket, kişisel veri sahiplerinin başvurularının yönetilmesi, yerine getirilmesi ve kaydedilmesine ilişkin işleyişi ve gerekli iletişim kanallarını tesis etmiştir.

İlgili kişi, Kanunun uygulanmasıyla ilgili taleplerini, kimliğini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kurul’un belirlediği diğer yöntemlerle www.a-energy.com.tr adresinde yer verilen “Veri Sahibi Başvuru Formu”nu doldurarak Şirket’e iletir.

  • Veri Sahibi Başvuru Formu doldurulduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya noter aracılığı ile “Çağlayan Mah. 2005 Sok. No:11/1 Muratpaşa ANTALYA” adresine iletilmesi.
  • Veri Sahibi Başvuru Formu doldurulup 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” ile imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun [email protected] adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi.

Şirket, başvuruda yer alan taleplerini, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Şirket talebi kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi hâlinde Şirket tarafından gereği yerine getirilir. Başvurunun Şirket hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.

Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; ilgili kişi, Şirket’in cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve herhâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir.

 

8.1 VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI DIŞINDA KALAN HALLER

Kanun hükümlerinin uygulanmadığı aşağıdaki hallerin varlığı halinde, kişisel veri sahiplerinin haklarını ileri sürmeleri mümkün olmayacaktır:

  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hale getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Kanun’un amacına ve temel ilkelerine uygun ve orantılı olmak kaydıyla aydınlatma yükümlülüğü ve zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, aşağıdaki hallerin varlığı halinde, kişisel veri sahiplerinin haklarını ileri sürmeleri mümkün olmayacaktır:

  • Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
  • Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
  • Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
  • Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

1. AMAÇ

Bu politikanın amacı, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun) ile A ENERGY ENERJİ YATIRIMLARI SANAYİ VE TİCARET A.Ş. (Şirket)’nin “Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası” kapsamındaki düzenlemelere ek olarak özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi kapsamındaki yükümlülüklere uyumun sağlanması, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ve güvenliğinin sağlanması ile ilgili kontrol ve önlemlerin, işleyiş kurallarının ve sorumlulukların belirlenmesi ile veri sahiplerinin ve kurum çalışanlarının bilinçlendirilmesidir.

 

2. KAPSAM

Bu politika hükümleri, Şirket tarafından özel nitelikli kişisel verileri tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen müşteriler, çalışanlar, çalışanların aile üyeleri, stajyerler, müşteriler, hissedarlar hakkında uygulanır.

 

3. SORUMLULUK

Şirket Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’ na ek niteliğindeki işbu Politika Şirket Yönetim Kurulu tarafından onaylanıp yürürlüğe girmiştir. Politikalar çerçevesinde Şirket bünyesinde gerçekleştirilecek tüm faaliyetler ve alınacak önlemler ilgili prosedürlerle belirlenir. Söz konusu prosedürlerin hazırlanması, güncellenmesi ve uygulamaya konulmasından Şirket Üst Yönetimi sorumludur.

Tüm Şirket çalışanları, görevlerini politikalara ve ilgili tüm prosedür ve mevzuata uygun olarak yerine getirmekten sorumludur.

 

4. TANIMLAR

Bu politikada yer alan önemli tanımlar aşağıda belirtilmiştir.

Açık rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

Anonim hâle getirme

Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi

İlgili kişi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi

İlgili kullanıcı

Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler

İmha

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi

Kanun

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Kayıt ortamı

Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam

Kişisel veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi

Kişisel verilerin işlenmesi

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem

Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi

Kurul

Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Kurul Kararı

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler" ile ilgili Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 31/01/2018 Tarihli ve 2018/10 Sayılı Kararı

Kurum

Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri

Periyodik imha

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası’nda belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi

Sicil

Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicili

Veri işleyen

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi

Veri kayıt sistemi

Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi

Veri sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi

 

5. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

5.1. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER

Şirket nezdinde özel nitelikli kişisel veriler, Kanun’da ve diğer kanunlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenmekte ve kişisel verilerin işlenmesinde “Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”nda düzenlenen ilkeler dikkate alınmaktadır.

 

5.2. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

Şirket tarafından özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, öncelikle veri işleme şartlarının var olup olmadığı belirlenir, hukuka uygunluk şartının varlığından emin olunduktan sonra veri işleme faaliyeti gerçekleştirilir. Bu kapsamda Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması kaydıyla özel nitelikli kişisel verilerden;

a) Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler,

  • Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya
  • Kanunlarda öngörülen hallerde işlenmektedir.

b) Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler,

  • Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise işlenir.
  • Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise, sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenebilir.

Özel nitelikli kişisel verilerin elde edilmesi sırasında Şirket “Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Aydınlatma Metni” ile aşağıdaki konular hakkında ilgili kişilere bilgi verir.

Şirket bilgileri,

  1. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenme amaçları,
  2. İşlenen özel nitelikli kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
  3. Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
  4. İlgili kişinin Kanun kapsamındaki hakları.

İlgili kişinin açık rızası, kişisel veri sahibinin kendisiyle ilgili veri işlenmesine, Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Aydınlatma Metni ile yeterli bilgi sahibi olarak, özgür iradesiyle, tereddüde yer bırakmayacak şekilde ve sadece ilgili işlemle sınırlı olarak Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Açık Rıza Beyanı ile onay vermesi suretiyle alınır.

Kanunlarda kişisel verilerin işlenebileceğine ilişkin bir hüküm bulunması durumunda, Şirket tarafından, ilgili kanuni düzenleme ile sınırlı olarak kişisel veriler işlenmektedir.

İşlenen kişisel veriler Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklanamaz ve işleme amacı dışında kullanılamaz.

Özel nitelikli kişisel verilerin açık rıza dışında kalan işleme şartları ve örnekleri aşağıdaki tabloda yer almaktadır:

İşleme Şartları

Kapsam

Örnek

Kanun Hükmü

Sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Vergi Kanunları, İş Kanunu, Türk Ticaret Kanunu vb. daha sıkı hassas veri işleme şartları.

Çalışana ait sendikalılık bilgisinin özlük dosyasında mevzuat gereği tutulması gerekir.

Kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve

finansmanı

Kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi

Doktorun hastası hakkında işlediği sağlık verileri.

 

5.3. VERİ KONUSU KİŞİ GRUBU VE İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

Şirket’imiz nezdinde özel nitelikli kişisel verisi işlenen kişi grubu aşağıda belirtilmektedir:

Veri Konusu Kişi Grubu

Çalışanlar

Şirket çalışanları

Stajyer

Şirket'te staj yapan lise ve üniversite öğrencileri

Aile Üyeleri

Çalışanların aile üyeleri

Hissedarlar

Şirket hissedarı gerçek kişiler

Müşteriler

Şirketimizle herhangi bir sözleşmesi ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Şirketimizin sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri alan/kullanan veya kullanmış olan gerçek kişiler

Bu kişilere ilişkin işlenen özel nitelikli kişisel veriler aşağıda belirtilmiştir:

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Uyruğu, dini, sabıka kaydı, engellilik durumu, sağlık ve kan grubu bilgisi

 

5.4. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME AMAÇLARI

Şirket tarafından toplanan kişisel veriler, Kanun’un 6. maddesinde belirtilen işleme şartlarına uygun olarak aşağıda sayılan amaçlar dahilinde işlenmektedir:

Ana Amaçlar

Alt Amaçlar

Şirketin idaresi, faaliyetlerin hukuka, Şirket politika ve prosedürlerine uygun olarak yerine getirilmesi

Tabii olunan mevzuatlar gereği yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve yürürlükteki mevzuattan doğan haklarımızın kullanılabilmesi

Ürün/hizmetlerin planlaması ve satışına ilişkin süreçlerin tesisi ve yönetimi; ürün ve hizmet koşullarının ifası ve üstlenilen yükümlülüklerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi

Müşterilere konaklama, tur ve vize hizmetlerinin verilmesi

Sözleşme süreçlerinin ve/veya hukuki işlemlerin takibi

Operasyon süreçlerinin yürütülmesi

Risk yönetimi, denetim ve kontrol faaliyetlerinin icrası

İşlemlere dayanak olacak tüm kayıt ve belgelerin düzenlenmesi

İlgili mevzuat hükümleri doğrultusunda bilgi ve belge almaya yetkili kamu/özel kurum ve kuruluşlarına mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi

Hukuki yükümlülüklere ve şirket politikalarına uyumu teminen denetim şirketlerine, Kanun’a uygun olarak bilgi verilmesi

Şirket’in, personelin ve Şirket ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin fiziki, hukuki ve ticari güvenliğinin temini

İnsan kaynakları politikalarının yürütülmesi; insan kaynakları süreçlerinin planlanması ve icrası

İş sözleşmelerinin kurulması, ifası ve üstlenilen yükümlülüklerin yerine getirilmesi

İşe alım ve özlük süreçlerinin yürütülmesi

Kurumsal sağlık sigortası ve bireysel emeklilik gibi yan hak ve menfaatlerine ilişkin süreçlerin tesisi, hakların kullanılması veya korunması

İş sağlığı ve güvenliği düzenlemelerine uyum; işyeri hekiminin sağlık gözetimi kapsamında işe giriş ve periyodik muayeneler ve tetkikler, sağlık raporu, e-reçete, sağlık taramaları süreçleri

 

Kanun’un 6(3) maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarının karşılanmadığı hallerde kişisel veriler, veri sahibinin açık rızasına istinaden işlenebilecektir.

 

5.5. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VEYA ANONİM HÂLE GETİRİLMESİ

Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine Şirket tarafından silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesinde Kanun’un 4. maddesindeki genel ilkeler ile 12. maddesi kapsamında alınması gereken teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’ na uygun hareket edilmektedir.

 

5.6. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Şirket tarafından gerçekleştirilecek özel nitelikli kişisel veri aktarımlarında Kurul Kararı ile düzenlenmiş olan özel nitelikli kişisel veri aktarım şartlarına uygun hareket edilir.

Şirket tarafından özel nitelikli kişisel verilerin aktarılabileceği taraflar ve aktarım amaçlarına aşağıda yer verilmiştir:

Veri Aktarılabilecek Taraflar

Aktarım Amaçları

Kanunen Yetkili Kurumlar

Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde bilgi-belge talebinin karşılanması.

İş Ortakları

İş ortaklığının kurulma amaçlarının ve ticari faaliyetlerin yerine getirilmesi.

Grup Şirketleri

Grup şirketlerinin de katılımını gerektiren faaliyetlerin sürdürülmesi.

Tedarikçiler

Dış kaynaklı olarak temin edilen mal ve hizmetlere ilişkin süreçlerin yönetilmesi, destek ve danışmanlık hizmeti alınması, personelin yan haklardan faydalandırılması.

 

5.6.1. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN YURT İÇİNDE AKTARILMASI

Şirket tarafından özel nitelikli kişisel veriler, Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemler alınmak suretiyle ve aşağıdaki hallerden birinin bulunması halinde aktarılabilir:

  1. İlgili kişinin açık rızasının alınması,
  2. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler bakımından kanunlarda açıkça öngörülmüş olması.
  3. Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise, sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından; üçüncü kişilere aktarılabilir.

Özel nitelikli kişisel verilerin aktarımına ilişkin alınan yeterli önlemler bu Politika’nın 6. maddesinde düzenlenmiştir.

 

5.6.2. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN YURT DIŞINA AKTARILMASI

Şirket tarafından kişisel veriler, aşağıdaki durumlardan birinin bulunması halinde yurt dışına aktarılabilir:

  1. İlgili kişinin açık rızasının alınması,
  2. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler bakımından kanunlarda açıkça öngörülmüş olması ve
  • Kişisel verinin aktarılacağı yabancı ülkede yeterli korumanın bulunması,
  • Yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurul’un izninin bulunması.

Kişisel veriler, uluslararası sözleşme hükümleri saklı kalmak üzere, Türkiye’nin veya ilgili kişinin menfaatinin ciddi bir şekilde zarar göreceği durumlarda, ancak ilgili kamu kurum veya kuruluşunun görüşü alınarak Kurul’un izniyle yurt dışına aktarılabilir.

Özel nitelikli kişisel verilerin yurt dışına aktarımına ilişkin alınan yeterli önlemler bu Politika’ nın 6. maddesinde düzenlenmiştir.

 

6. VERİ GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

Şirket tarafından özel nitelikli kişisel verilerin, hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek ve muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alınır; Kanun hükümlerinin ve Kurul Kararı’nın uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimlerin yapılması sağlanır. 

 

6.1 İDARİ TEDBİRLER

  1. Özel nitelikli kişisel verilerin korunmasına ilişkin ortaya çıkabilecek risklerin gerçekleşme olasılığının ve gerçekleşmesi durumunda yol açacağı kayıpların belirlenerek, risklerin azaltılması veya ortadan kaldırılmasına yönelik tedbirlerin alınması sağlanır.
  2. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, gizliliğinin ve güvenliğinin sağlanması ve imha edilmesine ilişkin tüm politika ve prosedürler ile ilgili süreçlerde görev alan personelin görev, yetki ve sorumlulukları yazılı hale getirilir ve tüm personelin erişimine sunulur.
  3. Personele Kanun ve buna bağlı yönetmelikler ile özel nitelikli kişisel veri güvenliği konularında düzenli olarak eğitimler verilmesi sağlanır.
  4. Politika ve prosedürlerin güncel tutulması ve yapılan değişikliklerle ilgili çalışanlara gerekli eğitimlerin verilmesi ve bilgilendirmeler yapılması sağlanır.
  5. İşe alım süreci kapsamında, çalışanlar ile Şirket arasında düzenlenen sözleşmelere özel nitelikli kişisel verilerin korunması ve gizliliğinin sağlanmasına ilişkin hükümler eklenip çalışan tarafından imzalanması sağlanır.
  6. İşlenen kişisel verilere hala ihtiyaç olup olmadığı ve doğru yerde muhafaza edilip edilmediği tespit edilerek, arşiv amaçlı tutulan kişisel verilerin, daha güvenli ortamlarda muhafaza edilmesi, ihtiyaç duyulmayan özel nitelikli kişisel verilerin ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası doğrultusunda silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi sağlanır.
  7. Saklanan kişisel verilere Şirket içi erişim, görev tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırılır.
  8. Çalışanların Şirket tarafından belirlenip duyurulan politika ve prosedürlerine uymaması durumunda Disiplin Prosedürü doğrultusunda yaptırımlar uygulanır.
  9. Özel nitelikli kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, Özel nitelikli kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ve veri işleyenler ile özel nitelikli kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin gizlilik sözleşmeleri imzalanır veya mevcut sözleşmelere veri güvenliğine ilişkin hükümler eklenir.
  10. Politika ve prosedürler kapsamında; düzenli olarak kontroller yapılır, gelişime açık alanlar için gerekli aksiyonlar planlanıp uygulamaya alınır.
  11. Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimlerin yapılması ve denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetleri için aksiyonlar planlanarak bulguların derhal giderilmesi sağlanır.
  12. İşlenen özel nitelikli kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durum en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirilir.

 

6.2 TEKNİK TEDBİRLER

  1. Kişisel veri içeren bilgi teknoloji sistemlerinin ve verilerin korunması amacıyla, SSL bağlantıları, anti virüs ve güvenlik duvarı yazılım ve donanımları kullanılır.
  2. Kullanılmayan yazılım ve servislerin cihazlardan silinmesi sağlanır.
  3. Yazılım ve donanımların düzgün bir şekilde çalışması, alınan güvenlik önlemlerinin yeterli olup olmadığı ve verilerin bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemeleri düzenli olarak kontrol edilir. Gerekli güvenlik testleri düzenli olarak yapılarak test sonuçları kayıt altına alınır. Olası güvenlik açıklarının kapatılması için gerekli yama ve yazılım güncellemelerinin yapılması sağlanır.
  4. Özel nitelikli kişisel veri içeren sistemlere erişim, erişim politikaları, kullanıcı ve rol yönetimi prosedürleri çerçevesinde sağlanır. Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların, yetki kapsamları ve süreleri net olarak tanımlanır. Bilgi Teknolojileri çalışanlarının kişisel verilere erişim yetkileri kontrol altında tutulur.
  5. Verilere uzaktan erişim gerekiyorsa en az iki kademeli kimlik doğrulama sistemi kullanılır.
  6. Periyodik olarak yetki kontrolleri gerçekleştirilir.
  7. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri derhal kaldırılır. Bu kapsamda, Şirket tarafından kendisine tahsis edilen envanter iade alınır.
  8. Verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek veya gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesi sağlanır.
  9. Tüm kullanıcıların işlem hareketleri kaydının (log kayıtları) düzenli olarak tutulması sağlanır.
  10. Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alınarak sistem zafiyetlerinin kontrolü sağlanır.
  11. Özel nitelikli kişisel verilerin bulunduğu ortamın niteliğine göre yeterli güvenlik önlemleri (elektrik kaçağı, yangın, su baskını, hırsızlık vb. durumlara karşı) alınır. Bu ortamların fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenir.
  12. Özel nitelikli kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için verilerin yedeklenmesi ve tüm yedeklerin fiziksel güvenliği sağlanır.
  13. Özel nitelikli kişisel verilerin geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde yok edilmesi sağlanır.
  14. Özel nitelikli kişisel verilerin saklandığı her türlü elektronik ortamdaki veriler kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilir. Kriptografik anahtarların güvenli ve farklı ortamlarda tutulması sağlanır.
  15. Bulut ortamında yer alan kişisel verilerin depolanması ve kullanımı sırasında, kriptografik yöntemlerle şifrelenmesi ve kişisel veriler için mümkün olan yerlerde, özellikle hizmet alınan her bir bulut çözümü için ayrı ayrı şifreleme anahtarları kullanılması; bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde ise; kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyalarının yok edilmesi sağlanır.
  16. Özel nitelikli kişisel verilerin e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılarak aktarılması sağlanır.
  17. Taşınabilir Bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerektiğinde kriptografik yöntemlerle şifrelenir ve kriptografik anahtarın farklı ortamda tutulması sağlanır.
  18. Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştirilirken, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilir.
  19. Verilerin kağıt ortamı yoluyla aktarımında evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemlerin alınır ve “gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilir.

 

7. VERİ SAHİBİNİN HAKLARI

İlgili kişinin Kanun kapsamındaki hakları, Kanun’un uygulanmasıyla ilgili taleplerini iletme yöntemleri ve taleplerin Şirket tarafından sonuçlandırılmasına ilişkin hükümler Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nda düzenlenmiştir.

İşbu Çerez (Cookie) Politikasının amacı; A ENERGY ENERJ YATIRIMLARI SANAYİ VE TİCARET A.Ş. ('Şirket') tarafından işletilmekte olan www.a-energy.com.tr internet sitesi ('Site') ile mobil uygulamasının (hepsi birlikte 'Platform' olarak anılacaktır) işletilmesi sırasında Platform kullanıcıları/üyeleri/ziyaretçileri ('Veri Sahibi') tarafından çerezlerin kullanımı sırasında elde edilen kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olarak sizlere bilgi vermektir. Bu politikada yer alan 'kişisel veri' ifadesi aşağıda yer alan bilgileri kapsamaktadır:

  • Müşteri Bilgisi
  • Cihaz Bilgisi
  • Davranışlar
  • Demografik Bilgiler
  • Pazarlama Bilgisi
  • Davranışsal Reklamcılık

Platformu şahsi herhangi bir bilgi vermeden ziyaret edebilirsiniz. Ziyaretlerinizde, Platform kullanımına ilişkin bilgi toplamak, Platform'dan en verimli şekilde faydalanılabilmesini ve kullanıcı deneyiminin geliştirilmesini sağlamak amacıyla çerezler kullanılmaktadır.

Platformu ziyaret ederek, çerezlerin ve çerezler sayesinde toplanan bilgilerin https://www.a-energy.com.tr adresinde yer alan Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ile uyumlu şekilde kullanılmasına onay vermiş olursunuz. Eğer çerezlerin bu şekilde kullanılmasını istemiyorsanız, tarayıcınızın ayarlarını düzenlemeli veya Platform’u kullanmamalısınız. Kullandığımız çerezleri devre dışı bırakmak, Platform’daki kullanıcı deneyiminizi etkileyebilir.

Çerezler (Cookie'ler) Nedir ve Neden Kullanılmaktadır?

Çerezler, ziyaret ettiğiniz internet siteleri tarafından tarayıcılar aracılığıyla cihazınıza veya ağ sunucusuna depolanan küçük metin dosyalarıdır. Çerezler bilgisayarınızda veya dosyalarınızda depolanan kişisel verileriniz de dahil herhangi bir bilgi toplayamamaktadır. Çerezler konusundan daha detaylı bilgi için www.aboutcookies.org e www.allaboutcookies.org adreslerini ziyaret edebilirisiniz.

Platform’da çerez kullanılmasının başlıca amaçları aşağıda sıralanmaktadır:

  • Platform’un işlevselliğini ve performansını arttırmak yoluyla sizlere sunulan hizmetleri geliştirmek, 
  • Platform’u iyileştirmek, Platform üzerinden yeni özellikler sunmak ve sunulan özellikleri sizlerin tercihlerine göre kişiselleştirmek; 
  • Platform’un, sizin ve Şirket’imizin hukuki ve ticari güvenliğinin teminini sağlamak. 
  • Doğrudan ve dolaylı pazarlama faaliyetleri kapsamında kullanmak.

Platform’da Kullanılan Çerezlerin Kategorileri

Teknik Çerezler

(Technical Cookies)

Teknik çerezler ile Site'nin çalışması sağlanmakta, internet sitesinin çalışmayan sayfaları ve alanları tespit edilmektedir.

Otantikasyon Çerezleri

(Authentication Cookies)

Ziyaretçiler, şifrelerini kullanarak Site'ye giriş yapmaları durumunda, bu tür çerezler ile, ziyaretçinin Site'de ziyaret ettiği her bir sayfada site kullanıcısı olduğu belirlenerek, kullanıcının her sayfada şifresini yeniden girmesi önlenir.

Flash Çerezleri

(Flash Cookies)

Site'de yer alan görüntü veya ses içeriklerini etkinleştirmek için kullanılan çerez türleridir.

Kişiselleştirme Çerezleri

(Customization Cookies)

Kullanıcıların tercihlerini farklı internet sitesinin farklı sayfalarını ziyarette de hatırlamak için kullanılan çerezlerdir. Örneğin, seçmiş olduğunuz dil tercihinizin hatırlanması.

Analitik Çerezler

(Analytical Cookies)

Analitik çerezler ile Site'yi ziyaret edenlerin sayıları, Site'de görüntülenen sayfaların tespiti, Site ziyaret saatleri, internet sitesi sayfaları kaydırma hareketleri gibi analitik sonuçların üretimini sağlayan çerezlerdir.

Platform'da Kullanılan Çerezler

Çerez

Açıklama, Süre ve Tercihler

Analitik Çerezler

Reklam Amaçlı

Davranışsal ve hedef odaklı reklamların ziyaretçilere gösterilmesi amacıyla kullanılmaktadır.

Tarayıcı ayarları aracığıyla kabul etmek ya da reddetmek mümkünüdür.

Pazar Analizi

Pazar analizi yürütülmesi amacıyla kullanılmaktadır.

Tarayıcı ayarları aracığıyla kabul etmek ya da reddetmek mümkündür.

Kampanya/Promosyon

Kampanyaların etkisinin hesaplanması için kullanılmaktadır.

Tarayıcı ayarları aracığıyla kabul etmek ya da reddetmek mümkünüdür.

Facebook

Bu tür çerezler, Facebook üyelerinin (veya üye olmayan kişilerin) pazar analizi ve ürün gelişimi amacıyla izlenmesini sağlar.

Tarayıcı ayarları aracığıyla kabul etmek ya da reddetmek mümkünüdür.

Twitter

Bu tür çerezler, sosyal medya ağlarına üye olan veya olmayan kişilerin, pazar analizi ve ürün gelişimi amacıyla izlenmesi için kullanılır.

Tarayıcı ayarları aracığıyla kabul etmek ya da reddetmek mümkünüdür.

Google Analitikleri

Bu tür çerezler tüm istatistiksel verilerin toplanmasını bu şekilde Sitenin sunumunun ve kullanımının geliştirilmesini sağlar. Google, bu istatistiklere toplumsal istatistikler ve ilgilere ilişkin veriler eklemek suretiyle, kullanıcıları daha iyi anlamamızı sağlar.

Sitemiz, Google Analitik çerezleri kullanmaktadır. Söz konusu çerezler ile toplanan veriler, ABD'de bulunan Google sunucularına aktarılmakta ve söz konusu veriler Google'ın veri koruma ilkeleri ile uyumlu olarak muhafaza edilmektedir. Google'ın analitik veri işleme faaliyetleri ve kişisel verilerin korunması konusundaki ilkeler hakkında daha fazla bilgi sahibi olmak için buraya tıklayabilirsiniz.

Çerezlerin Kontrolü

https://tools.qooqle.com/dlpaqe/qaoptout

Teknik Çerezler

Oturum

Oturum çerezleri oturumun sürekliliğinin sağlanması amacıyla kullanılır.

Tarayıcı ayarları aracığıyla kabul etmek ya da reddetmek mümkünüdür.

Yük Dengeleme

Yük dengeleme çerezleri, yükü dağıtarak sunucu yükünü azaltmak için kullanılır.

Tarayıcı ayarları aracığıyla kabul etmek ya da reddetmek mümkünüdür.

Güvenlik

Güvenlik çerezler, güvenlik kontrolleri için kullanılır.

Tarayıcı ayarları aracığıyla kabul etmek ya da reddetmek mümkünüdür.

Dolandırıcılık Tespiti

Tıklama hilelerinin tespit edilmesi için kullanılmaktadır.

Tarayıcı ayarları aracığıyla kabul etmek ya da reddetmek mümkünüdür.

Otantikasyon Çerezleri

Kullanıcı Kimliği

Kullanıcı kimliği çerezler, kullanıcıların yalnızca kendi bilgilerini görmeleri için kullanılır.

Tarayıcı ayarları aracığıyla kabul etmek ya da reddetmek mümkünüdür.

Kişiselleştirme Çerezleri

Dil

Kullanıcının seçtiği dili kaydeder ve buna uygun seçenekler sunar.

Tarayıcı ayarları aracığıyla kabul etmek ya da reddetmek mümkünüdür.

Mobil

Eğer kullanıcı Siteyi mobil bir cihazdan ziyaret ediyorsa, ana web sitesini göstermek için kullanılır. (Örneğin, cihazın Flash'ı etkinleştiridiği), ya da Flash'a ihtiyaç duymayan bir mobil sitede olduğunu. Kaynak site kullanıcının tercihlerinin daha iyi anlaşılabilmesi için kaydedilir.

Tarayıcı ayarları aracığıyla kabul etmek ya da reddetmek mümkünüdür.

Flash Çerezleri

Flash çerezleri

Oynatılacak ses ve video içeriklerini etkinleştirir.

Tarayıcı ayarları aracığıyla kabul etmek ya da reddetmek mümkünüdür.

Çerezlerin Kullanımı Veri Sahipleri Tarafından Engellenebilir mi?

Veri sahipleri, tarayıcı ayarlarını değiştirerek çerezlere ilişkin tercihlerini kişiselleştirme imkanına sahiptir. Eğer kullanılan tarayıcı bu imkanı sunmaktaysa, tarayıcı ayarları üzerinden Çerezlere ilişkin tercihleri değiştirmek mümkündür. Böylelikle, tarayıcının sunmuş olduğu imkanlara göre farklılık gösterebilmekle birlikte, veri sahiplerinin çerezlerin kullanılmasını engelleme, çerez kullanılmadan önce uyarı almayı tercih etme veya sadece bazı Çerezleri devre bırakma ya da silme imkanları bulunmaktadır.

Çerezlere ilişkin tercihlerin, kullanıcının Platform'a erişim sağladığı her bir cihaz özelinde ayrı ayrı yapılması gerekebilecektir.

Adobe Analytics

http://www.adobe.com/uk/privacy/opt-out.html

AOL

https://help.aol.com/articles/restore-security-settings-and-enable-cookie-settings-on-browser

Google Adwords

https://support.google.com/ads/answer/2662922?hl=en

Google Analytics

https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Google Chrome

http://www.google.com/support/chrome/bin/answer.py?hl=en&answer=95647

Internet Explorer

https://support.microsoft.com/en-us/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies

MozillaFirefox

http://support.mozilla.com/en-US/kb/Cookies

Opera

http://www.opera.com/browser/tutorials/security/privacy/

Safari

https://support.apple.com/kb/ph19214?locale=tr_TR

1. AMAÇ

Bu politikanın amacı, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun)’na uyum kapsamında A ENERGY ENERJİ YATIRIMLARI SANAYİ VE TİCARET A.Ş. (Şirket) tarafından, kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerinin ve mahremiyetinin korunması, kişisel verilerin işlenmesi kapsamındaki yükümlülüklere uyumun sağlanması, kişisel verilerin işlenmesi ve güvenliğinin sağlanması ile ilgili stratejilerin, kurum içi kontrol ve önlemlerin, işleyiş kurallarının ve sorumlulukların belirlenmesi ile kişisel veri sahiplerinin ve kurum çalışanlarının bilinçlendirilmesidir.

 

2. KAPSAM

Bu politika hükümleri, Şirket tarafından kişisel verileri tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen gerçek kişiler hakkında uygulanır. Veri konusu kişi grubuna bu politikanın 5.4. maddesinde yer verilmiştir.

 

3. SORUMLULUK

İşbu Politika Şirket Yönetim Kurulu tarafından onaylanıp yürürlüğe girmiştir. Politika çerçevesinde Şirket bünyesinde gerçekleştirilecek tüm faaliyetler ve alınacak önlemler ilgili prosedürlerle belirlenir. Söz konusu prosedürlerin hazırlanması, güncellenmesi ve uygulamaya konulmasından Şirket Üst Yönetimi sorumludur.

Tüm Şirket çalışanları, görevlerini işbu Politika’ya ve ilgili tüm prosedür ve mevzuata uygun olarak yerine getirmekten sorumludur.

 

4. TANIMLAR

Bu politikada yer alan önemli tanımlar aşağıda belirtilmiştir.

Açık rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

Anonim hâle getirme

Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi

İlgili kişi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi

İlgili kullanıcı

Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler

İmha

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi

Kanun

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Kayıt ortamı

Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam

Kişisel veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi

Kişisel verilerin işlenmesi

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem

Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi

Kurul

Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Kurum

Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri

Periyodik imha

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi

Sicil

Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicili

Veri işleyen

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi

Veri kayıt sistemi

Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi

Veri sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi

 

5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

5.1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER

Şirket nezdinde kişisel veriler, Kanun’da ve diğer kanunlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenmekte ve kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkeler dikkate alınmaktadır:

a) Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olma

Şirket, bu Politika kapsamında kişisel verileri işlerken kanunlara, ikincil düzenlemelere ve hukukun genel ilkelerine göre hareket eder. Şirket tarafından veriler üzerinde gerçekleştirilecek her türlü işlemde asgari olarak;

  • Kişisel verilerin işlenmesinde meşru bir temele dayanılması (örneğin açık rıza),
  • Kişisel verilerin, meşru bir sebep olmaksızın bireyler aleyhine sonuçlar doğuracak şekilde kullanılmaması,
  • Kişisel verilerin işlenmesinde şeffaflığın ilke edinilmesi ve kişilerin bu bağlamda bilgilendirilmesi,
  • Kişisel verilerin, mümkün olan en az miktarda ve bireylerin makul beklentileri ve öngörüleri doğrultusunda işlenmesi sağlanır.

b) Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olma

Bu ilke doğrultusunda Şirket tarafından;

  • Kişisel verilerin doğru olmasını sağlayacak kontrollerin gerçekleştirilmesi,
  • Kişisel verilerin elde edildiği kaynakların belirli olması ve doğruluğunun test edilmesi,
  • Kişisel verilerin doğru olmamasından kaynaklı taleplerin özenle dikkate alınması,
  • Kişisel verilerin güncellenmesi gerekip gerekmediğinin değerlendirilmesi,
  • İlgili kişinin bilgilerini doğru ve güncel olmasını temin edecek kanalların açık tutulması için gereken teknik ve idari önlemler alınır.

c) Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşlenme

Şirket tarafından, kişisel veri işleme faaliyetlerinin ilgili kişi tarafından açık bir şekilde anlaşılabilir olması ve kişisel veri işleme faaliyetine başlamadan önce belirlenmiş olan, açık ve hukuka uygun amaçlar dahilinde işlenmesi sağlanır.

d) İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Şirket tarafından kişisel veriler, sadece belirlenen amaçların gerçekleştirilmesiyle ilgili olarak ve sadece amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olan kişisel verilerle sınırlı olarak işlenir. Edinilen kişisel veriler, kanuna aykırı olarak başkalarına açıklanmaz ve işleme amacı dışında kullanılmaz.

e) İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilme

Şirket kişisel verileri, ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza eder. İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler Şirket tarafından resen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Kişisel verilerin saklama süreleri ve muhafazasında uygulanacak esaslar Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda düzenlenmiştir.

 

5.2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

Şirket tarafından kişisel veriler, Kanun’un 5. Maddesinde düzenlenen işleme şartlarına uygun olarak işlenmektedir. Bu kapsamda, yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri aşağıda sıralanan kişisel veri işleme şartlarının varlığı halinde gerçekleştirilmektedir:

a) Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

Şirket tarafından kişisel veri işleme faaliyetinin amacının açık rıza dışındaki işleme şartlarından birine dayanıp dayanmadığı değerlendirilir ve Kanun’da belirtilen açık rıza dışındaki şartlardan en az birini karşılamıyorsa, bu durumda veri işleme faaliyetinin devamı için kişinin açık rızasının alınması yoluna gidilir. Bu kapsamda, kişisel veri sahibinin kendisiyle ilgili veri işlenmesine, Şirket tarafından bilgisine sunulan Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Aydınlatma Metni ile yeterli bilgi sahibi olarak, özgür iradesiyle, tereddüde yer bırakmayacak şekilde ve sadece ilgili işlemle sınırlı olarak Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Açık Rıza Beyanı ile onay vermesi halinde, Şirket tarafından ilgili kişisel veriler işlenmektedir.

b) Kanunlarda açıkça öngörülmesi

Kanunlarda kişisel verilerin işlenebileceğine ilişkin bir hüküm bulunması durumunda, Şirket tarafından, ilgili kanuni düzenleme ile sınırlı olarak kişisel veriler işlenmektedir.

c) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması

Kişisel veri sahibinin rızasını açıklayamadığı veya rızasına geçerlilik tanınmadığı hallerde, kişilerin hayat veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel verilerin işlenmesi zorunlu ise, Şirket tarafından bu kapsamda veri işlenebilir.

d) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olması durumunda Şirket tarafından ilgili kişilerin bu amaçla sınırlı olmak üzere kişisel verileri işlenmektedir.

e) Şirket’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması

Hukuki yükümlülüğün yerine getirebilmesi için veri işlenmesinin zorunlu olduğu hallerde Şirket tarafından ilgili kişinin kişisel verileri işlenmektedir.

f) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması

İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilen, bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan kişisel veriler, alenileştirilme amacıyla sınırlı olarak Şirket tarafından işlenir.

g) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması

Kişisel verilerin işlenmesinin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması durumunda, Şirket tarafından bu zorunluluk ile paralel olarak kişisel veri işleme faaliyeti yürütülür.

h) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydı ile Şirket’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması durumunda, kişisel verilerin işlenmesi mümkündür. Şirket’in veri işleme sonucunda elde edeceği fayda ile ilgili kişinin temel hak ve özgürlükleri arasında makul bir denge sağlanır.

Kişisel verilerin açık rıza dışında kalan işleme şartları ve örnekleri aşağıdaki tabloda yer almaktadır:

İşleme Şartları

Kapsam

Örnek

Kanun Hükmü

Vergi Kanunları, İş Kanunu, Türk

Ticaret Kanunu vb.

Çalışana ait özlük bilgilerinin kanun gereği tutulması.

Sözleşmenin İfası

İş Sözleşmesi, Satış Sözleşmesi, vb.

Maaş bordrosu düzenlemek amacıyla çalışanların kişisel verilerinin işlenmesi.

Fiili İmkânsızlık

Fiili imkânsızlık nedeniyle rıza veremeyecek olan ya da ayırt etme gücü olmayan kişi.

Bilinci kapalı kişinin kişisel sağlık bilgisi. Kaçırılan ya da kayıp kişinin konum bilgisi.

Veri Sorumlusunun

Hukuki Yükümlülüğü

Mali Denetimler, Güvenlik Mevzuatı, Regülâsyonlarla Uyum.

Çalışana maaş ödenebilmesi için, banka hesap numarası, evli olup olmadığa bakmakla yükümlü olduğu kişiler, eşinin çalışıp çalışmadığı, sosyal sigorta numarası gibi verilerin işlenmesi.

Aleniyet Kazandırma

İlgili kişinin kendisine ait bilgileri kamunun bilgisine sunması.

Kişinin belirli hallerde kendisiyle iletişime geçilmesi amacıyla iletişim bilgilerini kamuya açık şekilde ilan etmesi.

Hakkın Tesisi,

Korunması,

Kullanılması

Dava açılması, tescil işlemleri, her türlü tapu işlemi vb. işlerde kullanılması zorunlu veriler.

İşten ayrılan bir çalışana ait gerekli bilgilerin dava zaman aşımı boyunca saklanması.

Meşru Menfaat

İlgili kişinin temel haklarına zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaati için zorunlu olması halinde veri işlenmesi

Çalışan bağlılığını artıran ödül ve prim uygulanması amacıyla veri işlenmesi.

 

5.3. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

Şirket tarafından özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, öncelikle veri işleme şartlarının var olup olmadığı belirlenir, hukuka uygunluk şartının varlığından emin olunduktan sonra veri işleme faaliyeti gerçekleştirilir. Bu kapsamda Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması kaydıyla özel nitelikli kişisel verilerden;

a) Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler,

  • Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya
  • Kanunlarda öngörülen hallerde işlenmektedir.

b) Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler,

  • Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise işlenir.
  • Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise, sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenebilir.

Özel nitelikli kişisel verilerin açık rıza dışında kalan işleme şartları ve örnekleri aşağıdaki tabloda yer almaktadır:

İşleme Şartları

Kapsam

Örnek

Kanun Hükmü

Sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Vergi Kanunları, İş Kanunu, Türk Ticaret Kanunu vb. daha sıkı hassas veri işleme şartları.

Çalışana ait sendikalılık bilgisinin özlük dosyasında mevzuat gereği tutulması gerekir.

Kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı

Kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi

Doktorun hastası hakkında işlediği sağlık verileri.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ilişkin alınan önlemler “Özel Nitelikli Kişisel İşlemlerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”nda düzenlenmiştir.

 

5.4. VERİ KONUSU KİŞİ GRUBU VE İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

Şirket’imiz nezdinde kişisel verisi işlenen kişi grubu aşağıda belirtilmektedir:

Veri Konusu Kişi Grubu

Çalışan Adayları & Stajyer Adayları

Şirkete herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini şirketimizin incelemesine açmış olan gerçek kişiler

Çalışanlar

Şirket çalışanları

Stajyerler

Şirket'te staj yapan lise ve üniversite öğrencileri

Aile Üyeleri

Kişisel veri sahiplerinin aile üyeleri

Ziyaretçiler

Şirketin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi herhangi bir amaç ile ziyaret eden tüm gerçek kişiler

İş Ortağı Yetkilileri & Çalışanları

Şirket’in ticari ilişki içinde olduğu kuruluşların gerçek kişi yetkilileri, hissedarları, çalışanları

Grup Şirketi Yetkilileri & Çalışanları

Şirket’in yürüttüğü operasyonlar kapsamında Grup Şirketleri’nin iş ilişkileri üzerinden kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler

Tedarikçi Yetkilileri & Çalışanları

Şirket’in mal ve hizmetleri dış kaynak olarak tedarik ettiği gerçek kişiler veya tüzel kişilerin gerçek kişi yetkilileri, hissedarları, çalışanları

Hissedarlar

Şirket hissedarı gerçek kişiler

Şirket Yetkilileri

Şirket’in yönetim kurulu üyeleri ve yetkili diğer gerçek kişiler

Potansiyel Müşteriler

Şirketimizin/Grup şirketlerimizin sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri alma/kullanma ihtimali olan gerçek kişiler

Müşteriler/Misafirler

Şirketimizle/Grup şirketlerimizle herhangi bir sözleşmese ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Şirketimizin/ Grup şirketlerimizin sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri alan/kullanan veya kullanmış olan gerçek kişiler

Üçüncü Kişiler

Şirketimizin yukarıda bahsi geçen taraflarla arasındaki ticari işlem güvenliğini sağlamak veya bahsi geçen kişilerin haklarını korumak ve menfaat temin etmek üzere bu kişilerle ilişkili olan üçüncü taraf gerçek kişiler (Örn. Referans olarak beyan edilen kişiler) veya Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamına girmeyen diğer gerçek kişiler

Bu kişilere ilişkin işlenen veriler, aşağıdaki şekilde kategorize edilmiştir:

Kimlik Bilgileri

T.C. Kimlik No, Pasaport No, Nüfus Cüzdanı Seri No, Ehliyet No, Vergi No, Ad-Soyadı, Baba Adı, Anne Adı, Uyruğu, Doğum Yeri, Doğum Tarihi, Yaşı, Nüfusa Kayıtlı Olduğu Yer (İl, İlçe, Mahalle-Köy, Cilt No, Aile Sıra No, Sıra No) Nüfus Cüzdanının Verildiği Yer, Veriliş Nedeni, Kayıt No, Veriliş Tarihi, Geçerlilik Tarihi, Önceki Soyadı, Medeni Durumu, Cinsiyeti, Dini, Fotoğrafı; İmza örneği, Askerlik durumu/statüsü, Ebeveyn Muvafakatnamesi

Eğitim & Deneyim Bilgileri

Öğrenim durumu, sertifika ve diploma bilgileri, yabancı dil bilgileri, özgeçmiş ve referanslarına ilişkin bilgiler, iş deneyimi bilgileri, kurs, seminer staj bilgileri, diğer eğitim ve beceriler.

İletişim Bilgileri

Kişisel/Kurumsal mobil-sabit telefonu numarası; Kişisel/Kurumsal e-posta adresi; ikametgah adresi; acil durumda ulaşılacak kişi adı-soyadı ve telefon numarası

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Sabıka kaydı; engellilik durumu; dini; sağlık verisi; kan grubu

Aile Bilgisi

Anne, baba, eş ve çocuklarının kimlik bilgileri; telefon numarası, mesleği, çocuklarının öğrenim durumu; eşinin çalışma durumu ve gelir bilgileri; eş ve reşit olmayan çocuklar (18 yaş altı) haricinde bakmakla yükümlü olunan kişilerin adı-soyadı ve yaşı; çocuk doğum belgesi; birinci derece aile üyeleri vefat belgeleri.

Çalışma Bilgileri

SSK Sicil no; sigorta giriş/emeklilik, tahsis no; sosyal güvenlik no; vergi dairesi ve numarası; geçmiş işyeri sicil bilgileri, önceki işyeri ücret ve vergi kesintisi bilgileri; çalışma izni (yabancı çalışanlar için); teşvik durumu; iş sözleşmesi; gizlilik taahhütnameleri; genel sağlık sigortası bilgileri; iş teklif bilgisi; pozisyon adı /görevi, departmanı ve birimi, unvanı; son işe giriş tarihi; işe giriş çıkış tarihi; fazla çalışma bilgileri; demirbaş-araç-gereç teslim belgeleri; ortaklık/ek iş beyan formu vb.

İzin Bilgileri

İzin talep formları, izin çıkış/dönüş tarihi, izinli gün sayısı, izne çıkış nedeni, izinde bulunacağı adres/telefon; istirahat ve iş göremezlik raporları; yıllık ücretli izin cetveli; işe izinsiz gelmeme/işe geç gelme tutanağı-ihtarı

Performans Bilgileri

Performans değerlendirme ve hedef gerçekleştirme durumu, aktivite bilgileri, disiplin kayıtları

Eğitim & Gelişim Bilgileri

Katıldığı eğitimler, seminerler, edindiği beceriler, eğitim katılım ve bilgilendirme bilgileri/formları

Finansal Bilgiler

Banka hesap numarası, cüzdanı; maaş bordroları, ücret pusulaları prim, ikramiye vb. ödemelere ilişkin belgeler; icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri; asgari geçim indirimi bilgisi; özel sağlık sigortası bilgileri; kişisel veri sahibi ile kurulan hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler.

Taşıt Verileri

Araç/araç kullanım bilgileri (Plaka no, ruhsat seri no, işe başlama tarihi, sigorta-kasko başlangıç tarihi, trafik cezaları, kaza tutanakları, iş kazası bildirimleri, araç zimmet belgeleri)

Konum Verileri

Araç konum verisi -GPS lokasyonu

İşten Çıkış Bilgileri

 İstifa Mektubu, Fesih Bildirimi, İbraname, İhbarname, İkale Sözleşmesi, SGK İşten Çıkış Bildirgesi, Son Ay Bordrosu, Çalışma/Hizmet Belgesi, Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları, Haklı fesih sebebini ispatlayan belgeler, Hizmet Sözleşmesinin Sona Ermesine İlişkin Düzenlenen Tutanaklar

Internet Erişim Bilgileri

Kişisel/Şirket’e ait elektronik cihazlar ile Şirket ağları üzerinden internete erişim log kayıtları, ilgili IP adresleri

Sistem Erişim Yetkilendirme Bilgileri

Sistem giriş-çıkış ve aktivite logları, kullanıcı adı- şifre, IP adresleri

Görsel/İşitsel Bilgiler

Fotoğraflar ve kamera kayıtları (Fiziki Mekan Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç)

Fiziki Mekan Güvenlik Bilgileri

Fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekân içerisinde bulunma sırasında alınan görüntü kayıtları, turnike kayıtları, güvenlik kayıtları, vb

Ziyaret Bilgileri

Şirket tesislerine giriş ve çıkış saati, araç marka ve plakası, firma bilgisi

Pazarlama Bilgileri

Kişisel veri sahibi müşterilerin kullanım alışkanlıkları, beğenileri ve ihtiyaçlarını gösteren, memnuniyet anketleri, kampanyalar, doğrudan pazarlama çalışmaları vb. neticesinde elde edilen rapor ve değerlendirmeler.

Müşteri/Misafir Bilgileri

Ürün ve hizmetlerin kullanımına yönelik kayıtlar ile müşterinin ürün ve hizmetlerin kullanımı için gerekli olan talimatları, talepleri; meslek bilgisi, ziyaret ettiği ülkeler; eğitimi; boyu-kilosu

Seyahat & Konaklama Bilgileri

Seyahat ve vize bilgileri, rezervasyon/voucher numarası, uçuş bilgileri, otel bilgileri, check-in, check-out tarihleri, oda numarası

Talep ve Şikâyet Yönetimi Bilgileri

Müşteri memnuniyet anketleri, ürün ve hizmetler ile ilgili yöneltilen talep ve şikâyetlerin alınmasına ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler.

 

5.5. KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME AMAÇLARI

Şirket tarafından toplanan kişisel veriler, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen işleme şartlarına uygun olarak aşağıda sayılan amaçlar dahilinde işlenmektedir:

Ana Amaçlar

Alt Amaçlar

Şirketin Yönetimi, Faaliyetlerin İcrası ve Denetimi, Fiziki, Hukuki ve Ticari Güvenliği Temini

Acil Durum ve Kriz Yönetimi Planlarının Yapılması ve Uygulanması

Finans ve Muhasebe Süreçlerinin Yönetilmesi

Fiziki Mekan Güvenliğinin Temini

Grup Şirketleri, İş Ortakları ve Tedarikçilerle İlişkilerin ve İlişkili Süreçlerin Yönetimi

Hukuki Süreçlerin Yürütülmesi

İç Denetim ve İç Kontrol Faaliyetlerinin İcrası

İş Sürekliliği Yönetimi

Kayıt ve Belge Düzeninin Sağlanması

Kurumsal Yönetim Faaliyetlerin Planlanması ve İcrası

Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Süreç Yönetimi ve İyileştirme Faaliyetlerinin Yönetilmesi

Şirket Faaliyetlerinin Şirket Politika ve Prosedürleri ve/veya İlgili Mevzuata Uygun Olarak Yürütülmesinin Temini

Şirket’in, personelin ve Şirket ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini

Şirket’e Ait Varlıkların Güvenliğinin Sağlanması

Tabii olunan mevzuatlar gereği yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve yürürlükteki mevzuattan doğan haklarımızın kullanılabilmesi

Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

Yatırım Süreçlerinin Yürütülmesi

Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi

İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yönetimi

Adayların başvuru süreçlerinin yürütülmesi

Adayların seçme ve değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi

Çalışan memnuniyetine ve bağlılığına yönelik faaliyetlerin yürütülmesi

Çalışan yan hak ve menfaatlerine ilişkin süreçlerin yönetilmesi

Çalışanların iş faaliyetlerinin takibi ve denetimi

İş̧ sağlığı ve güvenliği süreçlerinin yürütülmesi

İş sözleşmelerinin kurulması, ifası ve üstlenilen yükümlülüklerin yerine getirilmesi

İşe alım, özlük ve işten çıkış işlemlerinin yürütülmesi

Kariyer planlama, terfi-tayin süreçlerinin icrası

Performans yönetimi süreçlerinin icrası

Personel Görevlendirme ve Yetkilendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

Eğitim ve Oryantasyon Programlarının Planlanması ve Uygulanması

Ücret Politikasının Yönetimi

Yabancı Personel Çalışma ve Oturma İzni İşlemleri

Bilgi Sistemleri & Bilgi Güvenliği Yönetimi

Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Planlanması ve İcrası

Bilgi Sistemleri Risk Yönetimi

İnternet Trafiğinin İzlenmesine İlişkin Yasal Yükümlülüklerinin Yerine Getirilmesi

Kullanıcı Erişim ve Yetkilendirme Süreçlerinin Yönetimi

Log Kayıtlarının Oluşturulması

İletişim ve Pazarlama Faaliyetlerinin Planlanması ve Uygulanması

Etkinlik ve organizasyonların planlanması ve uygulanması

Firma/Ürün/Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi

İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İstatistikî Analizler ve Pazar Araştırmaları Yapılması

Kampanya, Promosyon, Reklam, Tanıtım, vb. Faaliyetlerin Yürütülmesi

Müşteri İlişkileri Yönetimi

Müşteri Memnuniyeti Yönetimi

Pazarlama Aktivitelerinin Planlanması & Yönetimi

Sponsorluk Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Ürün ve Hizmetlerin Planlanması ve Sunulması

Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Mal/Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi

Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

Sunulan Ürün ve Hizmetlerle İlgili, Müşterilerle İletişim Kurulması

Ürün/Hizmet Koşullarının İfası ve Yükümlülüklerin Yerine Getirmesi

Ürün/Hizmetlerin Planlaması ve Satışına İlişkin Süreçlerin Tesisi ve Yönetimi

Talep ve Şikayet Yönetimi

Kanun’un 5(2) ve 6(3) maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarının karşılanmadığı aşağıdaki hallerde kişisel veriler, veri sahibinin açık rızasına istinaden işlenebilecektir:

İşlenen Kişisel Veri

İşleme Amacı

Sağlık ve Kan Grubu Bilgileri ile Engellilik Durumu

İş sağlığı ve güvenliği düzenlemelerine uyum; işyeri hekiminin sağlık gözetimi kapsamında işe giriş ve periyodik muayeneler ve tetkikler, sağlık raporu, e-reçete, sağlık taramaları süreçleri ile kurumsal sağlık sigortası süreçlerinin yönetimi

Din (eski nüfus cüzdanı fotokopisinin temini ile elde edilen) ve Uyruk Bilgileri

İnsan kaynakları süreçlerinin yönetimi; İş Kanunu kapsamında, özlük dosyasının oluşturulması; belirli turlar ile sınırlı olarak misafirlerin vize işlemlerinin yürütülmesi

Görsel ve İşitsel Veriler (Fotoğraflar & kamera kayıtları)

Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve uygulanması; kurumsal sosyal medya hesaplarının yönetimi.

Doğum Günü Bilgileri

İç iletişim faaliyetleri kapsamında çalışanların doğum günü kutlaması

 

5.6. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VEYA ANONİM HÂLE GETİRİLMESİ

Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine Şirket tarafından silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Buna göre;

  • Kişisel verileri işlemeye esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya kaldırılması,
  • Taraflar arasındaki sözleşmenin hiç kurulmamış olması, sözleşmenin geçerli olmaması, sözleşmenin kendiliğinden sona ermesi, sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönülmesi,
  • Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması,
  • Kişisel verileri işlemenin hukuka veya dürüstlük kuralına aykırı olduğunun tespit edilmesi,
  • Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
  • İlgili kişinin, Kanun’un 11. maddesinin 1. fıkrasının (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verileri işleme faaliyetine ilişkin yaptığı başvurunun Şirket tarafından kabul edilmesi,
  • Şirket’in, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi veya yok edilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikayette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
  • Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
  • Kanunun 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması

gibi hallerde kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ya da anonim hâle getirilmesi gerekir.

Kişisel verilerin silinmesi yok edilmesi ya da anonim hâle getirilmesine ilişkin hükümler Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda düzenlenmiştir.

 

5.7. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Şirket tarafından gerçekleştirilecek kişisel veri aktarımlarında Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde düzenlenmiş olan kişisel veri aktarım şartlarına uygun hareket edilir.

Şirket tarafından kişisel verilerin aktarılabileceği taraflar ve aktarım amaçlarına aşağıda yer verilmiştir:

Veri Aktarılabilecek Taraflar

Aktarım Amaçları

Kanunen Yetkili Kurumlar

Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde bilgi-belge talebinin karşılanması.

Hissedarlar

Şirketler hukuku, ticari faaliyetler, etkinlik yönetimi ve kurumsal iletişim süreçlerinin yürütülmesi.

Şirket Yetkilileri

Şirket’in ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması, uygulanması ve yönetimi; izleme, risk yönetimi ve denetim faaliyetlerinin yürütülmesi.

İş Ortakları

İş ortaklığının kurulma amaçlarının ve ticari faaliyetlerin yerine getirilmesi.

Grup Şirketleri

Grup şirketlerinin de katılımını gerektiren süreçlerin ve ticari faaliyetlerin yürütülmesi.

Tedarikçiler

Dış kaynaklı olarak temin edilen mal ve hizmetlere ilişkin süreçlerin yönetilmesi, destek, denetim ve danışmanlık hizmeti alınması, personelin yan haklardan faydalandırılması.

Üçüncü Kişiler

Çalışan adayları ve işten ayrılan çalışanlar için, referans doğrulama/sorgulama işlemleri kapsamında bilgi paylaşımı.

 

5.7.1. KİŞİSEL VERİLERİN YURT İÇİNDE AKTARILMASI

Şirket tarafından kişisel veriler, aşağıdaki durumlardan birinin bulunması halinde aktarılabilir:

  • İlgili kişinin açık rızasının alınması,
  • Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
  • Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
  • Şirket’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
  • İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
  • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
  • İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirket’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

Özel nitelikli kişisel veriler, Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemler alınmak suretiyle ve aşağıdaki hallerden birinin bulunması halinde aktarılabilir:

  • İlgili kişinin açık rızasının alınması,
  • Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler bakımından kanunlarda açıkça öngörülmüş olması.
  • Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise, sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından; üçüncü kişilere aktarılabilir.

Özel nitelikli kişisel verilerin aktarımına ilişkin alınan önlemler “Özel Nitelikli Kişisel İşlemlerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”nda düzenlenmiştir.

 

5.7.2. KİŞİSEL VERİLERİN YURT DIŞINA AKTARILMASI

Şirket tarafından kişisel veriler, aşağıdaki durumlardan birinin bulunması halinde yurt dışına aktarılabilir:

  • İlgili kişinin açık rızasının alınması,
  • Kanun’un 5(2) ve 6(3) maddelerinde belirtilen şartlardan birinin varlığı ve kişisel verinin aktarılacağı yabancı ülkede yeterli korumanın bulunması,
  • Yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurul’un izninin bulunması.

Kişisel veriler, uluslararası sözleşme hükümleri saklı kalmak üzere, Türkiye’nin veya ilgili kişinin menfaatinin ciddi bir şekilde zarar göreceği durumlarda, ancak ilgili kamu kurum veya kuruluşunun görüşü alınarak Kurul’un izniyle yurt dışına aktarılabilir.

Özel nitelikli kişisel verilerin yurt dışına aktarımına ilişkin alınan önlemler “Özel Nitelikli Kişisel İşlemlerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”nda düzenlenmiştir.

 

5.7.3. GRUP ŞİRKETLERİ TARAFINDAN İŞLENEN VERİLERİN ŞİRKET’E AKTARIMI

Grup Şirketleri’nin faaliyetlerinin Şirket ilke, hedef ve stratejilerine uygun olarak yürütülmesi, grubun hak ve menfaatleri ile itibarının korunması amacıyla Grup Şirketleri tarafından işlenmekte olan kişisel verileri, Şirket tarafından da işlenebilmektedir. Grup Şirketleri ile Şirket arasındaki kişisel veri paylaşımının Kanun kapsamında veri sorumlusundan veri sorumlusuna kişisel veri aktarımı kapsamında gerçekleşmesi durumunda, ilgili Grup Şirketi, ilgili kişinin kişisel verisini toplama aşamasında kişiyi, kişisel verilerinin Şirket’e gönderilebileceği konusunda aydınlatır.

 

6. VERİ GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

Şirket tarafından kişisel verilerin, hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek ve muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alınır; Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimlerin yapılması sağlanır. 

 

6.1 İDARİ TEDBİRLER

  1. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin ortaya çıkabilecek risklerin gerçekleşme olasılığının ve gerçekleşmesi durumunda yol açacağı kayıpların belirlenerek, risklerin azaltılması veya ortadan kaldırılmasına yönelik tedbirlerin alınması sağlanır.
  2. Kişisel verilerin işlenmesi, gizliliğinin ve güvenliğinin sağlanması ve imha edilmesine ilişkin tüm politika ve prosedürler ile ilgili süreçlerde görev alan personelin görev, yetki ve sorumlulukları yazılı hale getirilir ve tüm personelin erişimine sunulur.
  3. Personele kişisel verilerin işlenmesi, korunması ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimlerin verilmesi sağlanır.
  4. Politika ve prosedürlerin güncel tutulması ve yapılan değişikliklerle ilgili çalışanlara gerekli eğitimlerin verilmesi ve bilgilendirmeler yapılması sağlanır.
  5. İşe alım süreci kapsamında, çalışanlar ile Şirket arasında düzenlenen sözleşmelere kişisel verilerin korunması ve gizliliğinin sağlanmasına ilişkin hükümler eklenip çalışan tarafından imzalanması sağlanır.
  6. İşlenen kişisel verilere hala ihtiyaç olup olmadığı ve doğru yerde muhafaza edilip edilmediği tespit edilerek, arşiv amaçlı tutulan kişisel verilerin, daha güvenli ortamlarda muhafaza edilmesi, ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası doğrultusunda silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi sağlanır.
  7. Saklanan kişisel verilere Şirket içi erişim, görev tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırılır.
  8. Çalışanların Şirket tarafından belirlenip duyurulan politika ve prosedürlerine uymaması durumunda Disiplin Prosedürü doğrultusunda yaptırımlar uygulanır.
  9. Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ve veri işleyenlerle, kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin gizlilik sözleşmeleri imzalanır veya mevcut sözleşmelere veri güvenliğine ilişkin hükümler eklenir.
  10. Politika ve prosedürler kapsamında; düzenli olarak kontroller yapılır, gelişime açık alanlar için gerekli aksiyonlar planlanıp uygulamaya alınır.
  11. Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimlerin yapılması ve denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetleri için aksiyonlar planlanarak bulguların derhal giderilmesi sağlanır.
  12. İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durum en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirilir.

 

6.2 TEKNİK TEDBİRLER

  1. Kişisel veri içeren bilgi teknoloji sistemlerinin ve verilerin korunması amacıyla, SSL bağlantıları, anti virüs ve güvenlik duvarı yazılım ve donanımları kullanılır.
  2. Kullanılmayan yazılım ve servislerin cihazlardan silinmesi sağlanır.
  3. Yazılım ve donanımların düzgün bir şekilde çalışması ve alınan güvenlik önlemlerinin yeterli olup olmadığı düzenli olarak kontrol edilir; olası güvenlik açıklarının kapatılması için gerekli yama ve yazılım güncellemelerinin yapılması sağlanır.
  4. Kişisel veri içeren sistemlere erişim, erişim politikaları, kullanıcı ve rol yönetimi prosedürleri çerçevesinde sağlanır. Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların, yetki kapsamları ve süreleri net olarak tanımlanır. Bilgi Teknolojileri çalışanlarının kişisel verilere erişim yetkileri kontrol altında tutulur.
  5. Verilere uzaktan erişim gerekiyorsa en az iki kademeli kimlik doğrulama sistemi kullanılır.
  6. Periyodik olarak yetki kontrolleri gerçekleştirilir.
  7. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri derhal kaldırılır. Bu kapsamda, Şirket tarafından kendisine tahsis edilen envanter iade alınır.
  8. Verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek veya gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesi sağlanır.
  9. Tüm kullanıcıların işlem hareketleri kaydının (log kayıtları) düzenli olarak tutulması sağlanır.
  10. Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alınarak sistem zafiyetlerinin kontrolü sağlanır.
  11. Kişisel verilerin saklandığı ortam ve cihazların fiziksel güvenlik önlemleri alınarak korunması sağlanır.
  12. Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için verilerin yedeklenmesi ve tüm yedeklerin fiziksel güvenliği sağlanır.
  13. Kişisel verilerin geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde yok edilmesi sağlanır.
  14. Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veya kripto grafik yöntemler ile korunur. Kriptografik anahtarların güvenli ve farklı ortamlarda tutulması sağlanır.
  15. Bulut ortamında yer alan kişisel verilerin depolanması ve kullanımı sırasında, kriptografik yöntemlerle şifrelenmesi ve kişisel veriler için mümkün olan yerlerde, özellikle hizmet alınan her bir bulut çözümü için ayrı ayrı şifreleme anahtarları kullanılması; bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde ise; kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyalarının yok edilmesi sağlanır.
  16. Kişisel verilerin e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılarak aktarılması sağlanır.
  17. Taşınabilir Bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerektiğinde kriptografik yöntemlerle şifrelenir ve kriptografik anahtarın farklı ortamda tutulması sağlanır.
  18. Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştirilirken, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilir.
  19. Verilerin kağıt ortamı yoluyla aktarımında evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemlerin alınır.

 

7. AYDINLATMA

İşlenen kişisel veriler Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklanamaz ve işleme amacı dışında kullanılamaz. Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında Şirket “Kişisel Verilen Korunması ve İşlenmesi Aydınlatma Metni” ile aşağıdaki konular hakkında ilgili kişilere bilgi verir.

  1. Şirket bilgileri,
  2. Kişisel verilerin işlenme amaçları,
  3. İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
  4. Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
  5. İlgili kişinin Kanun kapsamındaki hakları.

Kişisel Verilen Korunması ve İşlenmesi Aydınlatma Metni” ne Şirket web sitesi üzerinden de erişilmesi sağlanır.

Fiili imkânsızlık veya ilgili kişiye ulaşılamaması nedeniyle kişisel veriler doğrudan ilgili kişiden elde edilemiyorsa;

  • Kişisel verilerin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içerisinde,
  • Kişisel verilerin ilgili kişi ile iletişim amacıyla kullanılacak olması durumunda, ilk iletişim kurulması esnasında,
  • Kişisel verilerin aktarılacak olması halinde, en geç kişisel verilerin ilk kez aktarımının yapılacağı esnada ilgili kişiyi aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilir.

İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi halinde aydınlatma zorunluluğu bulunmamaktadır.

 

8. VERİ SAHİBİNİN HAKLARI

Kişisel veri sahibi, Şirketimize başvurarak kendisiyle ilgili;

  1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
  6. Kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
  7. (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Şirket, kişisel veri sahiplerinin başvurularının yönetilmesi, yerine getirilmesi ve kaydedilmesine ilişkin işleyişi ve gerekli iletişim kanallarını tesis etmiştir.

İlgili kişi, Kanunun uygulanmasıyla ilgili taleplerini, kimliğini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kurul’un belirlediği diğer yöntemlerle www.a-energy.com.tr adresinde yer verilen “Veri Sahibi Başvuru Formu”nu doldurarak Şirket’e iletir.

  • Veri Sahibi Başvuru Formu doldurulduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya noter aracılığı ile “Çağlayan Mah. 2005 Sok. No:11/1 Muratpaşa ANTALYA” adresine iletilmesi.
  • Veri Sahibi Başvuru Formu doldurulup 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” ile imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun [email protected] adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi.

Şirket, başvuruda yer alan taleplerini, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Şirket talebi kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi hâlinde Şirket tarafından gereği yerine getirilir. Başvurunun Şirket hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.

Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; ilgili kişi, Şirket’in cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve herhâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir.

 

8.1 VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI DIŞINDA KALAN HALLER

Kanun hükümlerinin uygulanmadığı aşağıdaki hallerin varlığı halinde, kişisel veri sahiplerinin haklarını ileri sürmeleri mümkün olmayacaktır:

  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hale getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Kanun’un amacına ve temel ilkelerine uygun ve orantılı olmak kaydıyla aydınlatma yükümlülüğü ve zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, aşağıdaki hallerin varlığı halinde, kişisel veri sahiplerinin haklarını ileri sürmeleri mümkün olmayacaktır:

  • Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
  • Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
  • Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
  • Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (Kanun) 11. Maddesi uyarınca kişisel veri sahiplerine Kanun kapsamında bazı haklar tanınmıştır. Lütfen Kanun kapsamında haklarınızdan yararlanmak üzere, Kanun’un 13. maddesinin birinci fıkrası uyarınca veri sorumlusu olan Şirketimize ileteceğiniz taleplerinizi, işbu başvuru formunun açık ve tam bir şekilde doldurarak

  • Islak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya noter aracılığı ile “Çağlayan Mah. 2005 Sok. No:11/1 Muratpaşa Antalya” adresine
  • 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” ile imzaladıktan sonra güvenli elektronik imzalı formu [email protected] adresine kayıtlı elektronik posta ile

iletiniz. Yaptığınız başvuruyu mümkün olan en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde yanıtlandıracağız. Tarafımıza sunduğunuz bilgi ve belgelerin eksik olması veyahut anlaşılamaz olması halinde başvurunuzu netleştirmek amacıyla sizlerle iletişime geçeceğiz.

Bu talepleri, http://a-energy.com.tr/content/uploads/veri_sahibi_basvuru_formu.pdf sayfasında yer alan Veri Sahibi Başvuru Formu aracılığıyla; belirtilmiş yöntemlerle iletebilecektir.